Komunikasi Adalah Kunci Keterlibatan Karyawan Sejati

Komunikasi Adalah Kunci Keterlibatan Karyawan Sejati

(Business Lounge Journal-Human Resources)

Jangan hanya berbicara dengan karyawan Anda – berkomunikasi dengan mereka untuk memberi mereka kejelasan tentang tujuan bersama Anda. Jalur komunikasi dua arah yang jelas dapat membantu karyawan lebih memahami tanggung jawab mereka, menghindari kesalahan yang merugikan, dan mendapatkan rasa misi bersama.
Komunikasi yang baik adalah akurat, ringkas dan mudah dipahami. Anda akan meningkatkan komunikasi saat terlibat dengan karyawan secara pribadi dan memprioritaskan umpan balik yang konstruktif dan positif.
Artikel ini ditujukan untuk para pemimpin bisnis yang bermaksud meningkatkan proses komunikasi strategis mereka untuk mendorong keterlibatan dan investasi karyawan.
Komunikasi tempat kerja yang efektif dapat menumbuhkan keterlibatan karyawan yang bermakna dan autentik serta hubungan kerja yang solid yang akan memperkuat inti organisasi Anda. Namun, bisnis terkadang mengacaukan penyebaran informasi dengan komunikasi.

Komunikasi karyawan sejati adalah jalan dua arah yang mencakup koneksi pribadi, berbagi gambaran besar, dan memberi serta menerima umpan balik. Karyawan yang terlibat lebih produktif dan setia, membuat lebih sedikit kesalahan, dan menghasilkan pekerjaan berkualitas lebih tinggi – yang pada akhirnya berdampak pada kepuasan pelanggan.

Sebaliknya, komunikasi yang buruk antara manajemen dan tim mereka dapat menyebabkan kerugian yang nyata, seperti waktu yang dihabiskan untuk memperbaiki kesalahan – dan kehilangan waktu seringkali sama dengan hilangnya keuntungan. Studi Grammarly dan Harris Poll menemukan bahwa proses komunikasi yang tidak efektif merugikan bisnis A.S. hingga $1,2 triliun setiap tahun.

Kami akan mempelajari praktik terbaik komunikasi yang efektif dan berbagi kiat tentang berkomunikasi secara lebih efektif dengan tim Anda untuk meningkatkan keterlibatan, meningkatkan retensi karyawan, dan meningkatkan keuntungan Anda.

Apa saja elemen komunikasi karyawan yang efektif?
Strategi komunikasi yang efektif telah berubah dari waktu ke waktu ketika teknologi komunikasi baru muncul. Apa pun industri atau saluran komunikasi pilihan Anda, tujuannya tetap sama: transfer informasi yang jelas dan ringkas di tempat kerja.

Ingat aspek dasar komunikasi yang jelas berikut saat membentuk atau meningkatkan strategi komunikasi karyawan Anda.

Akurasi sangat penting dalam komunikasi. Ketepatan dalam komunikasi bisnis berarti berbicara atau menulis tanpa atau minimal kesalahan. Olah pesan yang akurat mencakup pengoreksian untuk menghilangkan kesalahan tata bahasa dan pemeriksaan fakta untuk memastikan informasi yang benar. Memprioritaskan akurasi dalam komunikasi untuk manajer dan karyawan dapat merampingkan proses khas perusahaan serta mengurangi kesalahpahaman.

Pesan ringkas sangat penting untuk komunikasi bisnis. Pesan ringkas adalah kemampuan untuk menyampaikan informasi dalam kata-kata sesedikit mungkin sambil menjaga agar pesan tetap jelas. Pesan ringkas sangat penting untuk bisnis modern di tengah banyaknya gangguan di tempat kerja yang bersaing untuk mendapatkan perhatian karyawan. Selain itu, banyak karyawan tidak memiliki waktu untuk membaca email atau memo yang panjang. Pertahankan pesan yang ringkas untuk membantu tim Anda menyerap informasi dan memberikan dampak yang lebih besar pada kata-kata Anda.

Keterbukaan sangat penting untuk komunikasi dua arah. Rekam jejak komunikasi organisasi Anda yang buruk mungkin bukan tentang proses di bawah standar. Ini mungkin berasal dari masalah budaya. Orang cenderung tidak melaporkan masalah jika mereka mengharapkan untuk ditegur atau diganggu, sehingga lebih banyak kesalahan yang lolos. Mengatakan bahwa Anda menghargai komunikasi yang efektif dalam budaya perusahaan Anda tidak akan mewujudkannya. Anda harus menunjukkan bahwa setiap orang boleh mengungkapkan pikirannya sebelum karyawan merasa aman mengambil kesempatan itu. Anda akan melihat semangat karyawan yang lebih tinggi saat Anda menunjukkan bahwa organisasi Anda berdedikasi untuk meminimalkan frustrasi.

Memperkuat komunikasi pelanggan juga penting untuk kesuksesan bisnis. Untuk meningkatkan komunikasi dengan pelanggan, segera tanggapi pelanggan yang tidak senang dengan perhatian yang menggunakan media sosial untuk menciptakan saluran komunikasi dua arah.

Bagaimana Anda dapat meningkatkan komunikasi dengan karyawan Anda?
Meningkatkan komunikasi dalam bisnis Anda adalah proses yang mudah. Tim kepemimpinan organisasi Anda harus memperkuat keterampilan komunikasinya terlebih dahulu untuk menjadikan komunikasi yang jelas dan saling menghormati sebagai bagian dari jalinan organisasi Anda.

Manajer sangat mempengaruhi suatu budaya tempat kerja, memainkan peran penting sebagai pembawa pesan untuk keputusan kepemimpinan. Namun, banyak manajer mungkin merasa tidak siap untuk berkomunikasi dengan tim mereka. Berikut adalah lima tip untuk memperkuat keterampilan komunikasi manajemen di tempat kerja.

1. Terlibat dengan karyawan pada tingkat pribadi.
Menjadi lebih ramah adalah cara mudah untuk mengubah strategi komunikasi Anda – dan itu salah satu yang paling efektif. Menunjukkan minat yang tulus pada kehidupan pribadi tim Anda dan mengingat apa yang mereka katakan kepada Anda menunjukkan bahwa Anda peduli dengan apa yang mereka katakan. Koneksi ini dapat mendorong bahkan anggota tim Anda yang paling pendiam sekalipun untuk angkat bicara karena mereka tidak takut ditegur atau diabaikan

Percakapan santai adalah salah satu cara terbaik untuk membangun persahabatan dengan tim Anda. Jika beberapa karyawan merasa sulit untuk bersantai di lingkungan kerja, pertimbangkan untuk menghabiskan waktu bersama tim Anda di luar pekerjaan. Anda akan mendorong kerja tim dan kolaborasi di tempat kerja sambil meningkatkan komunikasi.

Jadwalkan aktivitas dan latihan membangun tim untuk memperkuat ikatan antara manajer dan tim serta meningkatkan kolaborasi dan kerja tim yang positif.

2. Jelaskan alasan di balik tugas.
Bisnis sama sekali tidak statis, dan pergantian yang sering dapat menambah tanggung jawab baru ke daftar tugas tim Anda. Meskipun peralihan tanggung jawab bukanlah hal yang aneh, hal itu dapat merusak moral karyawan jika terlalu sering terjadi tanpa penjelasan.

Sebagian besar profesional ingin merasakan kerja keras mereka memberikan kontribusi yang berarti bagi kesuksesan perusahaan. Namun, upaya mereka bisa terasa sia-sia jika Anda menambah atau mengubah tanggung jawab tanpa konteks. Jelaskan bagaimana setiap tugas membantu kemajuan perusahaan untuk menjaga motivasi tetap tinggi sambil menunjukkan komitmen Anda terhadap komunikasi dua arah yang transparan.

3. Tetapkan ekspektasi yang jelas bagi karyawan.
Menetapkan ekspektasi yang jelas bagi karyawan adalah landasan komunikasi. Selain menetapkan ekspektasi yang jelas dan spesifik tentang tujuan, tugas, atau proyek bisnis yang dapat dicapai, manajer juga harus menetapkan ekspektasi yang jelas tentang perilaku, akuntabilitas, cara karyawan memperlakukan anggota tim lainnya, dan mengikuti kebijakan. Setelah mengomunikasikan ekspektasi Anda, penting juga untuk mengelola ekspektasi dengan rapat rutin dan kesempatan bagi tim Anda untuk mengajukan pertanyaan dan memberikan umpan balik.

4. Prioritaskan umpan balik yang konstruktif dan berbingkai positif.
Kritik di tempat kerja seringkali penting bagi anggota tim untuk meningkatkan peran mereka. Namun, umpan balik dapat terasa seperti serangan pribadi jika Anda tidak memiliki strategi komunikasi yang tepat, yang mengakibatkan konflik yang tidak produktif dan interaksi yang buruk.

Jika dilakukan dengan benar, umpan balik profesional yang efektif dapat membantu anggota tim memahami area di mana mereka dapat berkembang tanpa dihina.

Tinjauan kinerja karyawan adalah peluang nyata untuk berbagi umpan balik tentang kinerja karyawan. Untuk menciptakan proses peninjauan kinerja yang efektif yang mendorong komunikasi, jujurlah dan gunakan contoh yang nyata dan relevan untuk menyoroti di mana karyawan unggul dan di mana mereka perlu meningkatkan. Tekankan saling pengertian dan rasa hormat, dan undang umpan balik karyawan untuk memberi karyawan kesempatan berbagi ide dan tujuan karier mereka.

5. Gunakan alat komunikasi digital untuk tetap terhubung.
Meskipun saluran komunikasi digital tidak boleh menggantikan komunikasi pribadi, saluran tersebut dapat berfungsi sebagai alat untuk meningkatkan koneksi, terutama dengan karyawan jarak jauh. Panggilan video langsung, konferensi video, obrolan teks, dan saluran lainnya dapat memberikan sambungan langsung kepada anggota tim di luar kantor ke operasi bisnis, mengingatkan mereka bahwa mereka adalah bagian dari tim dan tujuannya yang lebih besar.

Berikut beberapa alat komunikasi dan kolaborasi yang perlu dipertimbangkan:

  • Fuze untuk rapat online dan langsung
  • Google Meet untuk komunikasi tim yang mudah
  • GoToMeeting untuk konferensi web yang mulus
  • Microsoft Teams untuk platform obrolan video yang andal
  • Zoom untuk solusi kolaborasi all-in-one

Komunikasi di tempat kerja sangat penting
Komunikasi yang buruk dapat menyebabkan kerugian nyata ketika terjadi kesalahan yang mahal. Efek tak kasat mata dari komunikasi yang buruk juga dapat menghancurkan, menyebabkan hilangnya talenta terbaik dan budaya tempat kerja yang negatif.

Proses komunikasi Anda mendukung operasi organisasi Anda di setiap tingkatan. Gangguan komunikasi membuat karyawan tidak memiliki kendali dan frustrasi, tidak memiliki panduan tentang cara kembali ke jalur yang benar. Namun ketika Anda berfokus untuk menciptakan lingkungan kerja yang menghargai komunikasi, tim Anda tidak akan pernah merasa tersesat.