(Business Lounge Journal-Finance & Tax)
Piutang usaha memberi tahu Anda berapa banyak arus kas Anda yang tertahan dalam faktur klien yang belum dibayar. Sementara piutang menunjukkan uang yang harus dibayar klien Anda, utang menunjukkan uang yang Anda berutang kepada penyedia layanan Anda.
Komunikasi, alur kerja internal, dokumentasi, dan perangkat lunak akuntansi dapat membantu Anda tetap berada di puncak piutang. Artikel ini untuk pemilik usaha kecil yang ingin menguasai piutang mereka dan menangani pembayaran faktur klien.
Piutang adalah sumber kehidupan arus kas bisnis. Ini membantu manajemen arus kas dengan memberi tahu Anda klien mana yang berutang uang kepada Anda dan berapa banyak. Ini memungkinkan Anda membedakan apakah rekening kas Anda secara akurat mencerminkan posisi keuangan Anda saat ini. Dengan kata lain, piutang membuat perbedaan antara khawatir bahwa Anda tidak memiliki cukup uang dan tetap tenang karena mengetahui bahwa uang akan segera datang. Inilah cara melacak piutang Anda.
Apa itu piutang?
Kadang-kadang disebut sebagai A/R, “piutang usaha” adalah istilah akuntansi untuk uang yang harus diterima bisnis dari pelanggannya dari penjualan barang atau jasa. Ini adalah jumlah uang yang Anda telah mengeluarkan faktur tetapi belum dibayar. Setelah Anda dibayar untuk faktur, Anda akan mendebit piutang Anda untuk jumlah itu dan mengkredit akun tunai Anda.
Piutang bisnis Anda sangat penting untuk menghitung profitabilitas Anda dan memberikan indikator pendapatan bisnis yang paling jelas. Ini dianggap sebagai aset, karena mewakili uang yang masuk ke perusahaan.
Untuk menentukan profitabilitas, jumlahkan semua aset Anda, termasuk piutang, dan kurangi total hutang, atau kewajiban Anda, yang merupakan hutang Anda kepada pemasok dan vendor. Jika angkanya positif, perusahaan itu untung. Jika jumlahnya negatif, Anda harus membuat beberapa keputusan tentang meningkatkan aset atau mengurangi kewajiban.
Piutang menandakan berapa banyak uang tunai yang Anda tunggu dari faktur yang belum dibayar. Ini adalah indikator utama kesehatan keuangan perusahaan Anda.
Piutang usaha vs. Hutang usaha
Ketika membandingkan hutang usaha vs. piutang, piutang adalah jumlah uang yang Anda tunggu pembayarannya dari klien, sementara hutang menunjukkan apa yang Anda berutang kepada penyedia layanan Anda – jumlah semua faktur vendor, perusahaan pihak ketiga, dan pemasok Anda .
Hutang usaha mengingatkan pemilik usaha kecil bahwa apa yang ada di rekening tunai Anda bukanlah gambaran yang utuh. Jika Anda memiliki Rp100.000.000 tunai tetapi berhutang Rp150.000.000 kepada pemasok, Anda tidak mendapat untung seperti yang ditampilkan oleh akun kas Anda. Setelah Anda menutupi faktur terutang Anda, Anda akan berada di zona merah.
Untuk menghindari masalah ini, periksa hutang Anda secara konsisten dan bayar tagihan Anda sesegera mungkin.
Contoh piutang
Sebagian besar penagihan bergantung pada piutang, jadi praktik faktur standar menjadi contoh piutang yang bagus. Jika Anda menagih klien Anda setiap jam, hari, atau bahkan minggu akan dengan cepat menjadi membosankan bagi kedua belah pihak. Sebaliknya, Anda kemungkinan akan menerbitkan faktur bulanan dan mengharapkan pembayaran dalam waktu 60 hari. Nilai faktur Anda, yang mewakili pekerjaan selama sebulan, adalah bagian dari piutang Anda.
Mengapa melacak piutang?
Jika Anda tidak melacak piutang, Anda mungkin lupa menagih pelanggan tertentu, atau Anda mungkin tidak tahu apakah Anda telah dibayar. Anda bisa berakhir menyediakan produk Anda secara gratis, berdampak negatif terhadap profitabilitas Anda. Semakin lama Anda mengirim faktur, semakin kecil kemungkinan Anda akan segera menerima pembayaran. Melacak piutang juga merupakan cara yang bagus untuk mendokumentasikan bukti pendapatan pada waktu pajak.
5 tips untuk membantu Anda tetap berada di puncak piutang
Piutang usaha paling baik dikelola secara konsisten dan rutin. Di ritel, setiap transaksi dibayar segera. Dengan industri lain, pelanggan mengajukan permohonan batas kredit, dan mereka melakukan pemesanan terhadap batas kredit. Pelanggan diberikan faktur dan syarat pembayaran dengan produk yang dikirim, yang dapat dibayarkan di kemudian hari.
Terlepas dari sistem Anda, memastikan pembayaran sangat penting. Berikut adalah lima tip untuk memastikan bisnis Anda tetap berada di puncak piutangnya:
1. Berkomunikasi dengan klien Anda.
Lakukan komunikasi yang teratur dan cepat dengan klien. Tetap di atas transaksi; lebih banyak kesalahan non-pembayaran berkembang dalam 60 hari pertama setelah pengiriman karena kontak pelanggan yang tidak memadai atau tidak lengkap.
Komunikasi yang buruk antara klien dan vendor adalah penyebab utama faktur tidak dibayar dalam 60 hari pertama setelah pengiriman.
2. Ciptakan proses internal yang solid.
Tentukan proses untuk melakukan piutang usaha, dan patuhi itu. Pilih hari dalam seminggu untuk membuat, mencetak, dan mengirimkan faktur. Pilih hari lain untuk mencetak laporan piutang lama dan menghubungi pelanggan yang berada di luar jangka waktu pembayaran mereka. Seiring pertumbuhan bisnis kecil Anda, Anda mungkin perlu membagi tugas-tugas ini di antara orang-orang yang berbeda untuk tetap di atas semua akun.
3. Konfirmasi penerimaan faktur.
Banyak perusahaan telah berhasil menghubungi klien untuk mengkonfirmasi penerimaan seminggu setelah mengirim faktur. Hal-hal terkadang hilang dalam surat atau secara tidak sengaja terhapus di kotak masuk email. Penyelidikan cepat tentang tanda terima tagihan juga memberi Anda kesempatan untuk meminta umpan balik tentang produk yang disediakan, menunjukkan keterampilan layanan pelanggan Anda yang sangat baik.
4. Perpanjang kredit dengan jangka waktu yang moderat.
Dengan kemajuan teknologi saat ini, perusahaan dapat menerima pembayaran sebelum mengirimkan pesanan atau melakukan layanan. Namun, dengan perusahaan berbasis jasa dan barang berbiaya tinggi, hal itu tidak selalu mungkin. Dalam kasus tersebut, minta klien mengajukan permohonan kredit maksimum. Anda akan dapat mengevaluasi kemampuan pembayaran mereka dan menetapkan batas kredit yang nyaman bagi Anda. Ini juga memberikan kesempatan untuk memastikan kedua belah pihak jelas tentang persyaratan pembayaran dan apa yang terjadi jika akun menunggak.
Saat Anda mengembangkan kebijakan kredit, Anda akan merinci kualifikasi kredit pelanggan, menjaga akuntabilitas klien Anda, dan meningkatkan arus kas Anda.
5. Dokumentasikan semuanya.
Dokumentasi piutang membantu pembukuan Anda dengan masukan mingguan atau bulanan untuk laporan keuangan dan membantu akuntan Anda pada waktu pajak. Dari kontak pertama dengan klien, catat pesanan, percakapan, dan persyaratan yang disepakati. Dalam skenario terburuk, dokumentasi itu juga penting jika Anda perlu melakukan pembayaran melalui agen penagihan atau pengadilan.
Dana yang dikumpulkan melalui proses piutang Anda adalah makanan yang mendorong mata pencaharian perusahaan Anda. Perhatian yang tidak konsisten pada tugas dapat menghambat pertumbuhan perusahaan, sementara proses yang mulus menghasilkan mesin yang bertenaga yang mampu mencapai semua tujuannya.
Jika Anda perlu mengejar pembayaran dengan menyewa agen penagihan, teliti dan temukan perusahaan yang bekerja dengan jenis bisnis Anda dan akrab dengan industri Anda.
6. Gunakan software akuntansi.
Membuat dan mengirim faktur, belum lagi mengonfirmasi penerimaan dan menindaklanjuti faktur yang terlambat, dapat memakan waktu – seperti halnya mengatur dan melacak semua piutang dan hutang Anda.
Banyak usaha kecil beralih ke perangkat lunak akuntansi, yang menyediakan antarmuka yang ramah pengguna dan sangat terorganisir untuk mencatat transaksi dan melacak metrik akuntansi. Anda dapat menemukan beberapa opsi perangkat lunak akuntansi lainnya dan pilihlah perangkat lunak akuntansi terbaik untuk bisnis Anda.
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang paling sering diajukan tentang proses piutang.
Bagaimana proses piutang?
Proses piutang dimulai saat Anda mengirim faktur kepada klien. Anda akan menambahkan nilai faktur ke piutang Anda. Setelah klien Anda membayar faktur, Anda akan mendebit akun A/R Anda dan mengkredit akun tunai Anda untuk jumlah yang sesuai. Di antara dua contoh ini, Anda mungkin perlu menindaklanjuti dengan klien untuk menerima pembayaran.
Apakah piutang merupakan aset atau kewajiban?
Piutang adalah aset. Itu karena Anda berhutang uang dalam A/R, sehingga memiliki nilai tunai positif. Sebaliknya, karena Anda berutang hutang dagang kepada vendor dan pemasok Anda, hutang dagang adalah kewajiban.
Apa tiga klasifikasi piutang?
Tiga klasifikasi piutang adalah piutang, wesel dan piutang lain-lain. Piutang adalah klasifikasi yang paling relevan untuk tujuan bisnis kecil, seperti yang dijelaskan dalam artikel ini. Wesel tagih berkaitan dengan utang yang terikat dengan surat resmi yang dicetak, dan piutang lain-lain berkaitan dengan bunga, uang muka karyawan, dan pengembalian pajak.