Langkah Penting dalam Menulis Ringkasan Eksekutif

(Businesslounge Journal-Finance & Tax)

Pelajari apa yang harus disertakan dalam ringkasan eksekutif Anda dan bagaimana cara menulisnya. Ringkasan eksekutif harus menyoroti poin-poin penting rencana bisnis Anda dalam waktu kurang dari dua halaman. Tulis rencana bisnis Anda sebelum menulis ringkasan eksekutif Anda. Jika Anda menggunakan template ringkasan eksekutif, sesuaikan agar sesuai dengan rencana bisnis Anda.
Artikel ini ditujukan untuk pengusaha dan pemula yang ingin memahami cara membuat bagian ringkasan eksekutif dari rencana bisnis mereka.
Siapa pun yang memulai bisnis baru harus membuat rencana bisnis yang secara jelas menguraikan detail dan tujuan organisasi. Ringkasan eksekutif adalah elemen penting dari rencana bisnis itu.
Kita akan membahas lima langkah untuk menulis ringkasan eksekutif rencana bisnis Anda, termasuk apa yang harus disertakan dan dihindari. Kita juga akan mengarahkan Anda membuat template ringkasan eksekutif untuk membantu Anda memulai.

Apa itu ringkasan eksekutif
Pengusaha baru atau pemilik bisnis biasanya menggunakan rencana bisnis untuk mempresentasikan ide bisnis hebat mereka kepada pemangku kepentingan potensial seperti para investor. Tujuan dari rencana bisnis adalah untuk menarik pembiayaan dari investor atau meyakinkan eksekutif perbankan untuk mendapatkan pinjaman bank untuk bisnis mereka. Ringkasan eksekutif adalah ikhtisar rencana bisnis yang secara ringkas menyoroti elemen terpentingnya.
Ini bukan hanya suatu garis besar umum; ringkasan eksekutif mungkin satu-satunya bagian dari rencana bisnis Anda yang dibaca oleh para eksekutif yang sangat sibuk dan juga calon investor.
Ringkasan eksekutif dari rencana bisnis dirancang untuk menarik perhatian pembaca dan menjelaskan secara singkat bisnis Anda, masalah yang Anda pecahkan, audiens target, dan informasi keuangan utama. Jika ringkasan eksekutif tidak memiliki informasi spesifik atau tidak menarik perhatian pembaca, sisa rencana bisnis mungkin tidak akan dibaca.
Meskipun ringkasan eksekutif Anda harus menarik dan komprehensif, ringkasan itu juga harus cepat dan mudah dibaca. Dokumen-dokumen ini rata-rata satu hingga empat halaman – idealnya, di bawah dua halaman – dan harus terdiri kurang dari 10% dari keseluruhan rencana bisnis Anda.

Seiring dengan ringkasan eksekutif, rencana bisnis akan mencakup struktur hukum bisnis Anda, produk dan layanan yang Anda jual, dan rencana keuangan dengan perkiraan penjualan.

Bagaimana Anda menulis ringkasan eksekutif?
Ringkasan eksekutif Anda akan unik untuk organisasi dan rencana bisnis Anda. Namun, sebagian besar pengusaha dan pemilik bisnis mengambil lima langkah berikut saat membuat ringkasan eksekutif mereka.

  • Tulis rencana bisnis Anda terlebih dahulu. Ringkasan eksekutif akan secara singkat membahas topik paling penting yang dicakup oleh rencana bisnis Anda. Untuk alasan ini, Anda harus menulis seluruh rencana bisnis terlebih dahulu, lalu membuat ringkasan eksekutif Anda. Ringkasan eksekutif hanya boleh mencakup fakta dan detail yang disertakan dalam rencana bisnis.
  • Tulis pengantar yang menarik. Apa yang dimaksud dengan “melibatkan” tergantung pada audiens Anda. Misalnya, jika Anda berada di industri teknologi, perkenalan Anda mungkin mencakup tren teknologi yang mengejutkan atau cerita singkat. Pengantar harus relevan dengan bisnis Anda dan menarik perhatian audiens Anda. Penting juga untuk mengidentifikasi tujuan rencana bisnis Anda dan apa yang dapat diharapkan pembaca temukan dalam dokumen.
  • Tulis ringkasan eksekutif. Telusuri rencana bisnis Anda dan identifikasi poin-poin penting untuk disertakan dalam ringkasan eksekutif Anda. Sentuh setiap poin kunci rencana bisnis secara ringkas namun komprehensif. Anda dapat menyebutkan rencana pemasaran Anda, audiens target, deskripsi perusahaan, tim manajemen, dan banyak lagi. Pembaca harus dapat memahami rencana bisnis Anda tanpa membaca dokumen lainnya. Idealnya, ringkasan akan cukup menarik untuk meyakinkan mereka untuk menyelesaikan dokumen, tetapi mereka harus dapat memahami rencana dasar Anda dari ringkasan Anda.
  • Edit dan atur dokumen Anda. Atur ringkasan eksekutif Anda agar mengalir dengan isi rencana bisnis Anda, dengan menempatkan komponen paling penting di awal. Daftar berpoin berguna untuk menarik perhatian ke poin utama Anda. Periksa ulang dokumen untuk akurasi dan kejelasan. Hapus kata kunci, informasi berulang, kata kualifikasi, jargon, bahasa pasif, dan klaim yang tidak didukung. Verifikasi bahwa ringkasan eksekutif Anda dapat bertindak sebagai dokumen mandiri jika diperlukan.
  • Carilah bantuan dari luar. Karena sebagian besar pengusaha bukanlah ahli menulis, mintalah penulis atau editor profesional untuk memeriksa dokumen Anda untuk memastikannya mengalir dengan lancar dan mencakup poin yang ingin Anda sampaikan.

Apa yang harus Anda sertakan dalam ringkasan eksekutif?
Ringkasan eksekutif Anda didasarkan pada rencana bisnis Anda dan harus menyertakan detail yang relevan dengan pembaca Anda. Misalnya, jika tujuan rencana bisnis Anda adalah mengajukan ide bisnis kepada calon investor, Anda harus menekankan persyaratan keuangan Anda dan bagaimana Anda akan menggunakan dana tersebut.

Jenis bahasa yang Anda gunakan bergantung pada apakah audiens Anda terdiri dari generalis atau pakar industri.

Sementara ringkasan eksekutif spesifik akan bervariasi menurut perusahaan, semua ringkasan eksekutif harus mencakup beberapa elemen penting:

Objektif
Target audiens
Produk dan layanan
Strategi pemasaran dan penjualan
Analisis kompetitif
Pendanaan dan alokasi anggaran untuk proses dan operasi
Jumlah karyawan yang akan dipekerjakan dan dilibatkan

Bagaimana Anda akan mengimplementasikan rencana bisnis?
Saat mensintesis setiap bagian, sorot detail yang paling relevan bagi pembaca Anda. Sertakan fakta dan statistik yang harus mereka ketahui. Dalam pengantar Anda, sajikan informasi perusahaan terkait dan nyatakan dengan jelas tujuan rencana bisnis. Untuk menunjukkan pesan utama untuk ringkasan eksekutif Anda, tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan berikut:

Apa yang Anda ingin pembaca ambil dari dokumen?
Apa yang Anda inginkan terjadi setelah mereka membacanya?
Tempatkan diri Anda pada posisi pembaca rencana bisnis, dan pikirkan apa yang ingin Anda ketahui dalam laporan tersebut. Dapatkan perhatian mereka dengan membuatnya sederhana dan singkat namun tetap profesional. Itu juga harus menarik mereka untuk membaca seluruh dokumen untuk memahami bahkan detail kecil.

Apa yang harus Anda hindari dalam ringkasan eksekutif?
Saat menulis ringkasan eksekutif Anda, perhatikan kesalahan umum berikut:
– Membuat ringkasan eksekutif Anda terlalu panjang. Ringkasan eksekutif yang lebih panjang dari dua halaman akan menghalangi beberapa pembaca. Anda mungkin berurusan dengan eksekutif yang sibuk, dan teks yang terlalu panjang dapat membuat mereka kewalahan.
– Menyalin dan menempel dari bagian ringkasan eksekutif lainnya. Menggunakan kembali frasa dari bagian lain dan merangkainya tanpa konteks bisa tampak membingungkan dan ceroboh. Ini juga tidak menyenangkan untuk membaca frasa yang sama persis dua kali dalam dokumen yang sama. Sebagai gantinya, rangkum poin-poin utama rencana bisnis Anda dalam bahasa deskriptif yang baru.
– Terlalu banyak daftar dan subjudul dalam ringkasan eksekutif Anda. Setelah satu – dan hanya satu – butir pengantar, rekap poin utama rencana bisnis Anda dalam bentuk paragraf tanpa subjudul. Ringkas dan kejelasan lebih penting untuk ringkasan eksekutif daripada trik pemformatan.
– Bahasa pasif atau tidak jelas dalam ringkasan eksekutif Anda. Anda mengambil kendali bisnis Anda, dan ringkasan eksekutif Anda harus menunjukkan hal itu. Gunakan bahasa aktif dalam tulisan Anda sehingga semua orang tahu Anda menjalankan pertunjukan. Jelaskan sejelas mungkin dalam bahasa Anda, tanpa meninggalkan pertanyaan tentang apa yang akan dilakukan bisnis Anda dan bagaimana bisnis Anda akan sampai di sana.
– Hindari deskripsi umum dalam ringkasan eksekutif Anda. Yang terbaik adalah menghindari generalisasi dalam ringkasan eksekutif Anda. Misalnya, tidak perlu menyertakan baris tentang “semangat kerja keras tim Anda”. Informasi ini diberikan dan akan mengalihkan perhatian dari detail penting ringkasan eksekutif Anda.
– Jangan gunakan perbandingan dalam ringkasan eksekutif Anda. Hindari perbandingan dengan bisnis lain dalam ringkasan eksekutif Anda. Jangan katakan Anda akan menjadi Facebook, Uber, atau Amazon berikutnya. Melainkan fokuslah untuk memberikan fakta aktual yang Anda yakini membuktikan bahwa Anda memiliki perusahaan yang kuat. Lebih baik jika investor memberi Anda penghargaan ini karena mereka melihat peluang.

Template dan sumber ringkasan eksekutif
Jika Anda menulis ringkasan eksekutif untuk pertama kalinya, template online dapat membantu Anda menguraikan dokumen Anda. Namun, bisnis Anda unik, dan ringkasan eksekutif Anda harus mencerminkan hal itu. Template online mungkin tidak akan mencakup setiap detail yang Anda perlukan dalam ringkasan eksekutif Anda. Para ahli merekomendasikan penggunaan template sebagai pedoman umum dan menyesuaikannya agar sesuai dengan rencana bisnis dan ringkasan eksekutif Anda.

Menyimpulkan semuanya
Ringkasan eksekutif Anda harus mempratinjau rencana bisnis Anda dalam, paling banyak, dua halaman. Tunggu sampai rencana bisnis Anda selesai untuk menulis ringkasan eksekutif Anda, dan cari bantuan dari luar jika diperlukan. Rencana bisnis dan ringkasan eksekutif yang menyeluruh dan menarik sangat sepadan dengan waktu dan uang yang Anda masukkan ke dalamnya.