Sudahkah Anda Berbisnis tanpa Kertas?

(Business Lounge Journal – Entrepreneurship)

Bukan sesuatu yang baru mendengar istilah paperless. Ini sudah digaungkan sejak lebih dari sepuluh tahun yang lalu. Namun kondisi pandemi saat ini benar-benar mendukung untuk semua bidang usaha untuk benar-benar menjadi paperless. Semula, menerapkan cara kerja yang paperless dikaitkan dengan kelestarian alam. Beberapa perhitungan maka diperkirakan satu batang pohon berusia 5 tahun hanya dapat menghasilkan 16 rim kertas. Jadi bayangkan berapa banyak pohon yang harus ditebang setiap tahunnya.

Namun saat ini, paperless bukan hanya masalah melestarikan lingkungan. Bagaimana tidak, mobil saja sudah dapat terbang, robot sudah bertugas menggantikan manusia, operasi bahkan dapat dilakukan jarak jauh. Lalu? Anda masih sibuk dengan tumpukan kertas? Mungkin Anda akan segera melempar alasan bahwa bisnis yang sedang Anda bangun ini masih kecil, belum perlulah untuk mengadaptasi berbagai teknologi. Salah! Itu adalah sebuah pemikiran yang salah. Menjadi paperless tidak tergantung pada seberapa besar bisnis Anda dan seberapa untung perusahaan Anda. Menjadi paperless merupakan bagian dari upaya Anda untuk menjadi lebih efisien, efektif, gesit, dan adaptif. Selain itu tentu saja Anda akan menghemat biaya kertas serta stationery lainya, printer juga tintanya, belum lagi biaya fotocopy dan berbagai pengiriman.

Susahkah untuk menjadi paperless? Kemajuan teknologi saat ini telah membuat kita dapat menjadi lebih mudah dalam mewujudkan bisnis yang paperless. Lagi pula, akan sangat repot untuk mengubah sistem kerja yang paperless ketika bisnis yang Anda miliki telah mempunyai tim yang besar. Sekarang mari kita lihat hal-hal sederhana apa yang dapat Anda lakukan untuk menjadi paperless.

Beralih ke formulir dan template Digital

Mulailah dari dalam lingkungan Anda. Daftarkan semua formulir yang secara reguler dibuat oleh semua tim juga semua formulir yang dikirimkan kepada pihak ketiga. Ada banyak cara untuk membuat formulir secara digital dari yang gratis hingga yang berbayar, misalnya dengan menggunakan Google Form, Sendinblue, Wufoo, Zoho Forms, JotForm, dan masih banyak lagi. Semua jenis dokumen digital ini sudah tentu dapat direplikasi secara digital dan juga di-file secara digital. Ini akan jauh lebih simple.

Untuk cara approval baik menggunakan tanda tangan elektronik maupun digital juga dapat diakomodir. Ada begitu banyak aplikasi yang telah menawarkan e-sign. Ini semua dapat Anda pelajari.

Ubah bentuk semua dokumen masuk menjadi dokumen digital untuk siap disimpan

Ya, Anda memang sudah memutuskan untuk beralih ke digital, namun sudah dapat dipastikan bahwa Anda masih harus berurusan dengan vendor, pelanggan, dan juga pemerintah, yang mungkin masih bergantung pada dokumen kertas. Tetapkan prosedur untuk secara instan mengubah dokumen apa pun yang diterima perusahaan Anda ke dalam bentuk digital. Hal ini dapat dicapai terutama melalui pemindai yang baik di kantor; selain itu, karyawan juga dapat menggunakan aplikasi pemindaian seluler untuk mengambil dokumen kertas juga saat mereka sedang dalam perjalanan.

Kirimkan semua tagihan dan pembayaran secara online

Komunikasikan kepada semua klien Anda bahwa semua tagihan akan dikirimkan secara online. Anda dapat menggunakan email untuk dapat mengirimkan tagihan Anda. Tetapi Anda juga dapat menggunakan aplikasi pembuat invoice yang sekarang ini sudah berkembang semakin canggih mulai dari yang gratis hingga yang berbayar, misalnya saja Zoho Invoice, Invoicera, Billdu, lunaz, dan banyak lagi. Semua memiliki keunggulannya masing-masing dan akan terus semakin berkembang.

Beralihlah ke cloud storage

Anda tidak lagi membutuhkan lemari arsip. Sebagai gantinya, Anda dapat menyimpan semua dokumen dan file Anda di sistem berbasis cloud. Ini akan membuat semua file Anda akan lebih mudah diakses dari segala tempat. Layanan seperti Dropbox juga akan memudahkan Anda untuk menyimpan, mengelola, dan mengakses dokumen Anda dari mana pun Anda berada. Dijamin ini akan membangun kerja sama yang semakin efektif antara karyawan dan para pelanggan Anda.

Sekarang pastikan Anda membuat peraturan bisnis yang sesuai

Bisnis Anda harus terus berkembang, karena itu rumuskanlah aturan bisnis yang baik. Misalnya, semua karyawan harus mendapatkan pengarahan secara berkala untuk memahami formulir dan prosedur yang berlaku terkait paperless system yang kini Anda anut. Bagaimana cara membuat formulir, pengiriman, persetujuan, dan penyimpanan. Semua anggota tim harus mengetahui, mematuhi, dan dapat dengan mudah beradaptasi. Ketika Anda sedang mengembangkan system kerja yang paperless ini sudah tentu akan ada banyak perubahan dari waktu ke waktu, pastikan semua bagian dapat ter-update dan dapat menyesuaikan diri.

Lakukan review secara berkala

Penting bagi Anda untuk meninjau secara rutin semua aturan dan prosedur bisnis Anda untuk menentukan apakah aturan dan prosedur tersebut perlu diperbarui, atau sudah ketinggalan zaman karena teknologi atau persyaratan baru. Milikilah tim yang akan terus melakukan eksplorasi perkembangan teknologi yang ada serta melakukan diskusi untuk dapat meminimalkan risiko yang dapat terjadi.

So, what’s next? DO IT NOW!