(Business Lounge Journal – Management Tips)
Hampir semua sudah terbiasa untuk melakukan video call sekarang. Mulai dari anak-anak hingga para lansia, semua sudah melakukannya. Apalagi dalam dunia bisnis, sangking tidak bisa dihindarkan, maka video call fatigue pun harus diwaspadai. (Baca: Zoom Fatigue, Kelelahan karena Terlalu Banyak Video Conference).
Namun demikian, video call untuk berbisnis tentu saja tidak bisa dengan sembarangan kita lakukan. Ada beberapa etika yang harus kita ikuti sehingga kita pun dapat bersikap profesional. Apalagi, pertemuan lewat video ini dapat dipastikan akan dapat terus dilakukan sekalipun pandemi sudah berlalu. Sekarang mari kita periksa apakah selama ini kita sudah melakukan yang baik ketika melakukan pertemuan tatap muka secara online ini.
Sebelum melakukan video call
Camera or no camera
Jika Anda adalah sebagai penyelenggara pertemuan, maka penting bagi Anda untuk memastikan bahwa semua peserta mengetahui bahwa pertemuan ini akan dalam bentuk panggilan video. Apalagi jika Anda akan merekamnya, maka penting untuk menginformasikannya kepada semua peserta.
Hindari untuk memberitahukan hal ini pada last minute. Misalnya, Anda baru mengatakan, “Semua peserta dimohon untuk membuka kamera,” pada saat pertemuan sudah dimulai. Atau Anda mengatakan, ”Jika berkenan, kami akan merekam pertemuan ini.” Jika Anda menginformasikannya bersamaan dengan undangan yang Anda bagikan, maka semua peserta tentu saja akan dapat mempersiapkan diri.
Pentingnya simulasi dan melakukan test untuk semua perangkat
Jangan sepelekan simulasi bila Anda adalah penyelenggara pertemuan. Seringnya melakukan video call, sering kali membuat Anda merasa tenang dan menganggap bahwa semua pertemuan akan berlangsung seperti pertemuan sebelumnya. Namun belum tentu demikian. Lakukanlah simulasi untuk semua run down acara yang akan berlangsung. Durasi simulasi akan tergantung pada seberapa kompleks acara.
Jika Anda adalah peserta, penting untuk melakukan test untuk semua perlengkapan yang akan Anda gunakan minimal 30 menit sebelum pertemuan berlangsung. Jangan lupa untuk mengatur posisi kamera Anda. Pastikan bagian wajah hingga lengan atas Anda dapat ditangkap oleh kamera. Akan sangat menggelikan jika peserta hanya akan menatap kening atau setengah wajah Anda oleh karena posisi kamera yang sangat dekat.
Jangan lupakan lighting dan background
Maraknya pertemuan jarak jauh membuat lighting menjadi perlengkapan yang wajib dimikili. Anda akan menyesal bilamana melihat gelapnya wajah Anda pada rekaman video pertemuan tersebut. Begitu juga dengan background. Ubahlah sebuah sudut pada ruangan Anda yang representative menjadi background saat pertemuan berlangsung.
Siapkan pakaian yang akan Anda kenakan
Tentunya Anda menginginkan bagaimana peserta lain mengingat apa yang Anda katakan, bukan apa yang Anda kenakan (karena hal yang memalukan). Karena itu, walaupun Anda melakukan pertemuan video dari rumah, namun persiapkan penampilan Anda. Misalnya, ketika Anda menggunakan celana pendek sebagai bawahan, lalu kemudian Anda dengan terpaksa harus berdiri sejenak, maka apakah penampilan celana pendek Anda akan “mempermalukan” diri Anda sendiri? Ini harus dipertimbangkan.
Selain itu, pakaian dengan warna solid tentu akan terlihat lebih baik di video daripada pakain bermotif.
Selama Video Call Berlangsung
Berlakukan ketentuan rapat sebagaimana mestinya
Semua peraturan rapat harus tetap diberlakukan, seperti miliki agenda meeting yang jelas, mulai dan selesai tepat waktu, buatlah recap pada akhir pertemuan. Jangan lupa untuk membuat (MOM) Minutes of Meeting yang akan dikirimkan kepada semua peserta setelah pertemuan berakhir.
Perhatikan masalah mute dan unmute
Jangan lupa untuk mematikan microphone Anda ketika Anda tidak berbicara. Lalu ketika Anda akan berbicara, maka Anda dapat mengaktifkan microphone Anda dan mulailah dengan menyebutkan identitas Anda atau memperkenalkan diri Anda.
Jika Anda adalah penyelenggara, maka Anda pun dapat memberikan pemberitahuan pada awal pertemuan bahwa setiap peserta dapat mematikan microphone-nya ketika presentasi berlangsung dan mengaktifkan kembali ketika akan berbicara. Jangan ragu untuk juga menginformasikan bahwa panitia akan mematikan microphone peserta yang dianggap mengganggu jalannya presentasi.
Tetap lakukan eye contact
Arahkan mata Anda pada titik kamera selama Anda berbicara, ini berarti Anda sedang melakukan eye contact. Bilamana video call yang Anda lakukan dalam skala kecil, maka penting untuk Anda tetap melakukan eye contact ketika lawan bicara Anda sedang berbicara.
Gunakan fitur Chat
Sebagian besar platform video call memiliki fitur chat. Ini tentu saja akan sangat membantu peserta untuk berkomunikasi, Anda dapat menggunakannya. Begitu juga sebagai penyelenggara, Anda dapat meminta para peserta untuk menggunakannya.
Hindari multitasking
Bekerja jarak jauh akan menggoda Anda untuk melakukan banyak hal secara bersamaan. Namun penting untuk menghindarinya ketika Anda melakukan sambungan video. Sebab ini akan mengganggu konsentrasi Anda sehingga Anda akan kehilangan beberapa informasi dan membuat Anda menjadi pasif dalam berkomunikasi.
Selain itu, peserta lain tentu akan menyadari dengan mudah bahwa Anda tidak memberikan konsentrasi penuh pada jalannya pertemuan. Coba bayangkan, jika Anda sedang berbicara dan semua peserta terlihat sibuk sendiri-sendiri. Namun, jika ada sesuatu yang sangat penting untuk Anda lakukan sepanjang jalannya pertemuan, maka Anda dapat menginformasikannya, “Mohon maaf, jika nanti di tengah-tengah meeting saya harus menutup kamera sebab saya sendang menunggu sebuah telepon penting.”
Berbicara dengan jelas bukan melalui gesture
Jika kita berhadapan secara langsung, maka kita dapat berbicara dengan gesture, body language, untuk mendukung guna memberikan pengertian yang sesuai harapan. Tetapi ketika melakukan video call, maka Anda tidak dapat berasumsi bahwa semua orang memberikan perhatian penuh pada screen Anda. Sehingga Anda harus berbicara dengan clear daripada menggunakan gerakan tangan atau body language lainnya.
Setelah Video Call Selesai
Pastikan video call berakhir
Beberapa kasus video call, kamera tetap dapat diakses walaupun panggilan telah berakhir. Ini tentu saja dapat menimbulkan hal-hal yang tidak Anda inginkan. Karena itu pastikan untuk menutup kamera Anda ketika pertemuan berakhir.
Reset semua privacy dan security settings
Tidak semua pertemuan membutuhkan pengaturan yang sama. Sering kali kita pun lupa pengaturan yang sudah kita buat termasuk akses untuk microphone dan camera. Karena itu, biasakan untuk me-reset semua pengaturan setiap kali Anda menyelesaikan video call.
Cobalah mulai menerapkan beberapa hal di atas, sangat diharapkan hal-hal tersebut dapat mengurangi kelelahan dan kejenuhan dan yang paling penting, membuat semua menjadi lebih efisiendan Anda pun semakin produktif.