Membutuhkan Inovasi Pelatihan di Masa Pandemi? Coba strategi Micro Learning

(Business Lounge Journal – Human Resources)

Tidak hanya pola bekerja yang harus berubah pada masa pandemi ini, pola pelatihan pun sudah tentu harus disesuaikan. Tidak mungkin menunggu pandemi usai baru memulai kembali pelatihan-pelatihan. Justru, pada situasi sekarang ini, dibutuhkan inovasi yang dapat terus mengembangkan kapasitas para karyawan.

Tetapi pengadaan pelatihan secara offline seperti sebelum pandemi tentu saja telah menjadi sesuatu yang sulit. Ada banyak faktor yang harus diperhatikan supaya tidak melanggar protokol kesehatan. Karena itu penyelenggaraan pelatihan online harus segera berjalan.

Secara garis besar ada 4 jenis pelatihan yang sudah kita ketahui dan keempat pelatihan ini harus dapat difasiitasi untuk dapat berlangsung secara online:

1. Orientasi
Sebuah pelatihan yang diberikan kepada karyawan baru untuk dapat mengenal struktur organisasi perusahaan, kebijakan-kebijakan perusahaan, dan sekaligus melengkapi beberapa administrasi yang diperlukan.

2. Onboarding
Biasanya proses onboarding dilakukan sejalan dengan berlangsungnya orientasi. Pada tahap ini karyawan diberikan pemahaman tentang apa yang menjadi peran khususnya, job description, sekaligus memperkenalkan jika ada software atau platforms terkait pekerjaan. Selain itu karyawan baru juga akan mendapatkan penjelasan mengenai apa yang menjadi goals department dan kaitannya dengan goals si karyawan baru.

3. Pelatihan softskills
Tidak dapat dipungkiri bahwa betapa hebatnya seseorang memiliki kemampuan untuk menguasai teknologi, Artificial Intelligence, atau berbagai kemampuan lainnya, tetapi bila tidak memiliki softskill yang baik, maka akan sangat timpang.

4. Pelatihan hardskills
Termasuk ke dalam pelatihan ini adalah berbagai pelatihan yang terkait pada kemampuan bersifat spesialis sehingga harus dilakukan oleh pakar atau praktisi pada bidang tersebut.

Sekarang bagaimana caranya supaya keempat pelatihan tersebut dapat terselenggara walaupun dengan keterbatasan yang ada. Penting sekali untuk diingat bahwa semua pelatihan yang diberikan adalah berfungsi untuk meningkatkan produktivitas karyawan. Karena itu sangat dibutuhkan keterlibatan para atasan selain dari tim Human Capital.

Berinovasi dengan Micro Learning
Sehubungan dengan minimnya kesempatan untuk berkumpul bersama seperti sekarang ini, maka micro learning dapat menjadi salah satu metode andalan sebagai sebuah inovasi pada masa pandemi ini, selain pelatihan-pelatihan lainnya yang sudah terjadwal. Sesuai dengan namanya maka pelatihan ini berarti sebuah pembelajaran singkat yang dapat dipelajari dengan durasi yang pendek. Baik pemilihan materi, metode pembelajaran, serta waktu pengerjaan dapat disesuaikan dengan kondisi setiap karyawan. Misalnya saja, bagi para karyawan baru, maka diwajibkan mengikuti micro learning secara berseri setiap hari selama satu atau dua minggu. Masing-masing modul dapat memiliki durasi hanya 3 – 5 menit dengan beberapa bentuk seperti video pendek, materi PDFs, podcasts, games dan infographics. Materi yang disampaikan juga dapat berupa hal-hal penting yang langsung terkait dengan job description karyawan tersebut.

Dengan membagi konten menjadi segmen-segmen kecil dan fokus akan dapat membantu peserta pelatihan untuk lebih mudah menerima serta memahami informasi yang diberikan. Tak hanya itu, belajar dengan konten yang ringkas dan singkat juga memudahkan peserta untuk mengingat materi dan mengimplementasikannya.
Namun perlu digarisbawahi bahwa di era digital ini idealnya penyelenggaraan micro learning dapat memanfaatkan gadget sehingga di mana saja karyawan dapat dengan mudah mengaksesnya. Tetapi bilamana belum memungkinkan, maka pihak Human Capital harus dapat mensiasati pemberian materi micro learning dengan menggunakan fasilitas yang ada seperti melalui Whatsapp group, Telegram Group, atau pun jalur atasan kepada bawahan.

Usia 35 – 54 Lebih Menyukai Micro Learning
Elearning Industry, sebuah platform penerbitan online yang berkantor di Nevada, AS pernah melakukan survei dan menyimpulkan bahwa pelatihan macro-learning (program pembelajaran yang berdurasi panjang dan menjadi program utama) tidak lagi relevan dan efisien karena kebanyakan karyawan merasa enggan untuk menghadiri sesi pelatihan dengan durasi yang lama dan membaca materi yang panjang. Survei tersebut juga mengungkapkan bahwa mereka yang berusia 35-44 dan 45-54 merasa bahwa micro-learning lebih efektif untuk membantu peran pekerjaan mereka dan lebih mudah untuk diimplementasikan. Tak hanya itu, micro-learning dinilai lebih efektif karena menghemat waktu dan biaya.

Penerapan Micro Learning dengan Berpikir Macro
Beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam menerapkan micro learning:
– Konten belajar dibuat sangat kecil (Bite sized). Penyajian materi yang singkat akan lebih mudah untuk dimengerti. Selain itu, tidak akan ada pertimbangan bahwa ini akan memakan waktu kerja sebab durasinya yang sangat singkat.
– Spesifik. Konten yang disajikan tidak penuh dengan teori saja, melainkan satu teori dengan satu contoh atau praktek yang sesuai dengan masalah yang sering di temukan.
– Cepat. Penyajian konten yang singkat akan membutuhkan waktu belajar yang singkat pula. Satu pembelajaran akan dapat dipahami dengan cepat.
– Menyesuaikan Kondisi dan Kebutuhan. Materi yang diberikan dapat disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan dan dipastikan bahwa materi tersebut dapat mudah untuk diakses kembali.

Namun demikian kunci keberhasilan micro learning akan ada pada pencapaian tujuan seperti yang ingin dicapai dalam penyelenggaraan macro leaning. Karena itu di dalam mendesain materi micro leaning, pemilik materi tetap harus membuat jembatan agar tujuan secara garis besar tetap harus dapat tercapai.

Ruth Berliana/VMN/BL/Editor in Chief Business Lounge Journal and Partner of Management & Technology Services, Vibiz Consulting