Panduan Penerapan Business Contingency Plan (BCP)

(Business Lounge Journal – Human Resources)

WHO sudah menetapkan Covid19 sebagai bahaya Pandemi dunia. Hingga tulisan ini dibuat sudah 200 negara yang terdampak. Dengan penetapan ini maka setiap negara diminta untuk menerapkan protokol pencegahan penyebaran Covid19. Tidak terkecuali pemerintah Indonesia. Pemerintah Indonesia di bawah presiden Jokowi, sejak awal terus memantau perkembangan virus corona di tanah air. Pemantauan terus dilakukan untuk memitigasi tindakan tepat yang perlu dilakukan.

Kasus pertama di Indonesia teridentifikasi 2 pasien positif covid 19 dan diumumkan langsung oleh Presiden Jokowi pada tanggal 2 Maret 2020. Beberapa hari setelah pengumuman tersebut, Presiden Jokowi kemudian memberikan pesan untuk belajar dari rumah, bekerja dari rumah, dan beribadah di rumah.

Menindaklanjuti pesan positif dengan tujuan untuk memutus penyebaran Covid19 dan menghentikan penularan, maka banyak perusahaan yang mulai menerapkan di lingkungan kerjanya yaitu bekerja dari rumah/ Work from Home. Pola bekerja dari rumah ini ada yang di terapkan dengan cara bergantian/ bergiliran, seminggu masuk, seminggu bekerja dari rumah, atau ada juga yang bekerja di kantor 3 hari, bekerja di rumah 3 hari, metodenya tentu di sesuaikan dengan kondisi perusahaan dan unit kerja masing-masing.

Namun tidak hanya mereka yang mengikuti WFH saja yang mendapatkan pengaturan yang jelas, mereka yang tetap bekerja di kantor pun dibuatkan peraturan yang sangat ketat untuk membatasi mobilitas karyawan.

Dalam situasional ini, tim kerja yang tergabung dalam Business Contingency Plan mengatur dan melakukan pengkinian kebijakan agar kegiatan operasional perusahaan tidak terganggu dan menjaga sumber daya utama yang dibutuhkan dalam mendukung aktifitas yang ada. Kebijakan pola kerja baru ini diambil untuk memastikan keselamatan karyawan, keberlangsungan bisnis dan operasional, serta memenuhi produktivitas yang ditetapkan perusahaan.

Untuk unit-unit kritikal yang sebelumnya telah ditetapkan untuk bekerja di lokasi-lokasi BCP, akan tetap berjalan seperti yang sudah ditentukan oleh masing-masing unit kerja. Berikut adalah panduan yang dapat menjadi contoh bagi rekan-rekan yang membutuhkannya.

Panduan untuk tetap bekerja dari kantor (Work from Office)
1. Penting untuk ditekankan bahwa mereka yang bekerja di kantor adalah mereka yang sehat. Karena itu, pengukuran suhu tetap dilakukan pada setiap dari mereka yang akan memasuki gedung kantor.
2. Karyawan dilarang menggunakan kendaraan umum, karena itu disediakan voucher transportasi atau kendaraan dinas untuk berangkat dan pulang dari kantor.
3. Diberlakukan peraturan yang sangat ketat untuk karyawan. Diupayakan seminimum mungkin pertemuan/interaksi, Tidak diijinkan utk pertemuan antar lantai, antar gedung dilarang tegas untuk dapat bertemu langsung (face to face). Hal ini berlaku baik saat jam kerja maupun di luar jam kerja (misalnya aktifitas pulang bersama, makan bersama, dan lainnya).
4. Diupayakan karyawan tidak keluar dari gedung sehingga untuk makan dapat membawa makanan sendiri atau disediakan makanan oleh pihak kantor.
5. Karyawan dilarang menerima tamu. Untuk pengiriman barang atau kurir, hanya sampai batas area yang diijinkan, umumnya di lobby gedung.
6. Karyawan wajib memaksimalkan penggunaan conference call/ video call
7. Rapat diadakan hanya untuk keperluan yang dianggap mendesak dan selektif dengan jumlah maksimal yang ditentukan, misalnya max 8-10 orang dalam satu ruangan dengan jarak satu orang dengan orang lainnya minimal 1.5 m

Panduan Work From Home (WHF)
1. Jam kerja di rumah adalah sama dengan jam kerja normal, yaitu 8 jam dalam sehari, menggunakan busana dengan standard kerja normal
2. Dianjurkan untuk menyediakan tempat kerja yang representative, minimal 1 meja kerja dan 1 kursi untuk bekerja selama jam kerja normal.
3. Setiap pagi, karyawan wajib untuk melakukan melaporkan kesiapannya dan di monitor oleh pimpinan unit kerja masing-masing.
4. Memastikan semua aplikasi dan sistem yang diperlukan telah di-install di laptop atau mobile phone (sesuai kebutuhan)
5. Memastikan adanya sambungan telepon, internet dan/ atau wi-fi di rumah dan bukan fasilitas wifi publik umum.
6. Siap menjawab panggilan dan/atau berinteraksi dengan atasan, bawahan, dan rekan kerja melalui telepon dan email termasuk apabila diperlukan untuk rapat dengan conference/video call.
7. Memenuhi produktivitas dan target yang ditetapkan oleh pimpinan kerja
8. Apabila ada gejala demam, batuk, pilek dan sakit tenggorokan agar memberitahu pimpinan unit kerja dan segera memeriksakan diri ke fasilitas kesehatan terdekat

Pada kenyataannya, setiap perusahaan memiliki kondisi yang berbeda-beda di lapangan, namun saya berharap panduan di atas dapat membantu rekan-rekan sekalian.

Salam semangat, keep safe, dan keep healthy untuk kita semua.

Felisha S/VMN/BLJ/Contributor
Editor: Ruth Berliana

Leave a Reply

Your email address will not be published.