Tetap Produktif dengan Virtual Meeting

(Business Lounge Journal – Human Resources)

Seperti yang telah kita bahas, bagaimana salah satu hal yang penting untuk dipertimbangkan sekarang ini adalah bagaimana agenda meeting dilakukan secara online. (Baca: Terkait COVID-19, Management perlu Lakukan Beberapa Langkah).

Hal ini jelas merupakan sebuah langkah positif yang bertujuan untuk melindungi semua tenaga kerja Anda tanpa menghambat jalannya bisnis. Untuk segelintir orang, melakukan virtual meeting masih menjadi sesuatu yang ‘asing’. Namun mulai untuk menerapkannya jelas akan membantu Anda, tidak hanya pada saat ini namun juga pada waktu mendatang guna efisiensi waktu dan biaya.

Beberapa keuntungan yang dapat Anda pertimbangkan untuk melakukan virtual meeting:

  • Tidak ada biaya transportasi
  • Virtual meeting dapat diadakan tanpa batasan lokasi selama ada sambungan internet. Bahkan dapat melibatkan peserta yang cukup sibuk.
  • Tidak mengganggu produktifitas untuk mereka yang sedang dalam proyek lainnya.

Namun ada beberapa kelemahan yang harus dipertimbangkan:

  • Anda tidak dapat memperhatikan body language dari para peserta. Kecenderungan peserta akan menjadi kurang fokus sebab mereka dapat saja mengikuti meeting sambil mengerjakan pekerjaan lainnya.
  • Anda tidak dapat mengantisipasi bilamana terdapat distraksi pada peserta saat mengikuti pertemuan. Bayangkan saja kalau boss dari si peserta tiba-tiba memanggil dan memintanya untuk meninggalkan meeting dengan segera. Maka Anda pun tidak dapat melakukan apa-apa.

Apa dan bagaimana hal-hal yang harus diperhatikan, serta dapatkah pertemuan tanpa tatap muka dapat berjalan dengan efektif haruslah Anda daftarkan.

Berikut adalah beberapa hal yang dapat Anda perhatikan dalam mempersiapkan pertemuan tanpa tatap muka.

Setidaknya ada 3 hal yang harus diperhatikan seluruh peserta: sambungan internet, speaker atau microphone untuk audio, webcam.

Persiapan

  1. Bila topik pembicaraan dapat dibagikan sebelumnya kepada semua peserta, hal ini akan sangat membantu virtual meeting dapat berjalan dengan efektif. Anda dapat menyertakan beberapa pertanyaan pancingan atau Q&A sehingga setiap peserta akan mengikuti pertemuan ini dengan membawa segudang pemikiran.
  2. Pertimbangkan waktu terbaik untuk mengadakan vitual meeting terutama bila melibatkan peserta yang ada pada zona waktu yang berbeda.
  3. Pertimbangkan bahwa peserta akan bergabung dalam virtual meeting melalui smartphone mereka. Sehingga pastikanlah tampilan presentasi yang akan dibawakan dapat diakses juga melalui smartphone.
  4. Lakukan uji coba terhadap teknologi yang akan digunakan serta pastikan memiliki signal Wi-Fi yang cukup kuat. Bilamana terjadi kendala, pastikan juga bahwa ada teknisi yang akan membantu Anda.

Pelaksanaan

  1. Ketika membuka virtual meeting, sebutlah semua nama peserta dan umumkan aturan main yang berlaku. Kapan dan bagaimana bila akan mengajukan pendapat atau pertanyaan atau bahkan bila peserta ingin break sebentar.
  2. Upayakan untuk virtual meeting berlangsung tidak lebih dari 1,5 jam. Selain itu Anda pun harus mempertimbangkan bila adanya lag dalam sambungan sekitar 2-3 detik. Sehingga adalah baik untuk memberikan jeda dalam setiap pernyataan, pertanyaan, ataupun, diskusi yang Anda lakukan.

Mungkin pengalaman pertama Anda dalam mengadakan virtual meeting tidak selancar yang Anda harapkan. Namun Anda dapat mengevaluasinya dan membuat catatan-catatan sehingga menjadi pembelajaran pada pertemuan selanjutnya.

ruth_revisiRuth Berliana/VMN/BL/Editor in Chief Business Lounge Journal and Partner of Management & Technology Services, Vibiz Consulting

Leave a Reply

Your email address will not be published.