IBM Terapkan DesignOps untuk Organisasi yang Lebih Produktif

(Business Lounge Journal – Human Resources)

Bagaimana membentuk dan mengatur komposisi sebuah organisasi memang membutuhkan sebuah seni tersendiri. Bagaikan mengatur sebuah orchestra, siapa yang memainkan biola, siapa yang memainkan terompet, siapa yang lebih dahulu dan kapan bersamaan, semua ada aturannya. Coba bayangkan jika tidak ada komunikasi antar pemain alat musik dan setiap bagian hanya mengurusi anggotanya dan bermain menurut apa yang mereka anggap bagus. Sudah dapat dipastikan orchestra tersebut tidak akan berhasil.

Demikian juga dalam sebuah organisasi yang memiliki banyak unit. Jika setiap unit memiliki kepentingannya masing-masing dan berjalan berdasarkan apa yang dianggapnya baik, sehebat-hebatnya anggota tim yang dimiliki, organisasi itu pasti akan mengalami hambatan.

IBM sebagai contohnya. Perusahaan teknologi yang telah berdiri sejak tahun 1911 ini kini memiliki karyawan lebih dari 300 ribu di seluruh dunia. Baru-baru ini dalam suatu interview dengan sebuah media, Kristin Wisnewski, Vice President, CIO Design at IBM menjelaskan bagaimana ia dan timnya sedang berupaya menciptakan sebuah lingkungan internal yang produktif di IBM. Tim yang terdiri dari 140 orang ini, memiliki misi yang besar untuk membantu ratusan ribu karyawan IBM untuk memiliki daily jobs yang sesuai dan saling terintegrasi satu dengan lainnya.

Apa yang menjadi sumber permasalahan adalah bagaimana dalam organisasi IBM terdapat banyak sistem yang tidak saling berkomunikasi satu dengan yang lain, demikian diungkapkan Kristin Wisnewski. Hal ini jelas menyulitkan organisasi sekelas IBM yang telah mendunia. Oleh karena itu Wisnewski memutuskan untuk menerapkan DesignOps dengan tujuan untuk meminimalisir friksi yang dapat terjadi antar job.

Dalam wawancara tersebut, Kristin Wisnewski menjelaskan apa yang sedang dikerjakan oleh dirinya dan tim untuk memecahkan permasalahan yang ada, yaitu menciptakan IBM sebagai sebuah ekosistem yang terintegrasi satu dengan yang lain yang akan berdampak pada kemudahan setiap karyawan dalam mengerjakan tugas-tugas mereka.

Namun tantangan yang terbesar yang dihadapi seorang CIO Design adalah bagaimana ia harus menempatkan dirinya di antara berbagai kepentingan sebab setiap unit pastilah memiliki kepentingannya masing-masing yang tidak dapat diabaikan. Selain itu, ia pun tidak hanya dapat melihat dari sisi karyawan, namun ia pun harus melibatkan ‘customer experience’ yang kemudian dijabarkannya sebagai suatu yang luas mencakup user experience, visual and multimedia design, content and communications, Agile coaching, juga design and business strategy. Untuk itu, tim melakukan riset dan mengumpulkan berbagai fakta yang ada di lapangan.

Menerapkan Design Operations (DesignOps)

Secara sederhana, DesignOps dapat diterjemahkan pada bagaimana pengoperasian dan pengoptimalan sebuah desain organisasi sehingga menciptakan tenaga kerja yang produktif serta kerangka kerja yang sistematis dan efisien. Dengan DesignOps maka desain organisasi dapat lebih terintegrasi dengan perusahaan sekaligus menjadi sebuah keunggulan kompetitif.

DesignOps berfokus pada empat pilar:

Design process. Tim DesignOps akan berupaya untuk merampingkan alur kerja dengan:

  • Mengidentifikasi kesenjangan yang terjadi serta kelemahan dari proses yang ada.
  • Membangun sebuah proses yang dapat mengoptimalkan alur kerja sehari-hari sehingga dapat mengurangi tumpang tindih pekerjaan.
  • Bilamana terdapat matriks, maka penting untuk dipastikan bahwa hal tersebut sesuai dengan tujuan bisnis.
  • Menerapkan etiket rapat yang baik. Kurangi jumlah total rapat dengan memangkas semua rapat yang tidak perlu.

Team coordination. DesignOps bertanggung jawab pada aspek bisnis dari desain yang ada sehingga mereka juga terlibat pada budgeting dan human resources. DesignOps bertanggung jawab atas jumlah karyawan dan rekrutmen. Tim ini juga mengetahui persis berapa banyak karyawan serta keterampilan apa yang dibutuhkan. Tim ini pun akan membantu menetapkan standar rekrutmen.

Design tools. DesignOps akan menentukan tools desain apa yang dibutuhkan sehingga mereka dapat bekerja dengan efisien.    

Design culture. Tim DesignOps akan membangun budaya yang terefleksi dalam education, retention, accountability, dan knowledge sharing.

Dengan desain yang tepat, maka diharapkan karyawan akan merasa senang dan menjadi percaya diri dalam melakukan pekerjaannya serta karyawan pun akan merasa diberdayakan.

ruth_revisiRuth Berliana/VMN/BL/Editor in Chief Business Lounge Journal and Partner of Management & Technology Services, Vibiz Consulting

Leave a Reply

Your email address will not be published.