Tiga Kesalahan yang Biasa Terjadi dalam Penyelenggaraan Meeting

(Business Lounge Journal – Human Resources) Wayne Turmel, seorang penulis pernah mencoba menghitung berapa biaya yang dikeluarkan untuk satu jam meeting para boss yang berlangsung di kantor dan ia memperoleh angka sebesar USD 600 atau sekitar 7,8 juta rupiah. Suatu angka yang cukup besar. Apakah karena diselenggarakan di sebuah hotel? Apakah karena disediakan konsumsi? Atau karena mendatangkan pembicara tamu? Tidak! Turmel berupaya memperhitungkan gaji para boss untuk satu jam yang kemudian diakumulasikan untuk semua peserta serta memperhitungkan waktu-waktu yang terbuang tidak efektif serta beberapa faktor lainnya yang membutuhkan biaya.

Jika ini merupakan pertemuan para pejabat, maka biaya yang diperhitungkan memang jelas akan menjadi lebih besar. Jika untuk para level di bawahnya, maka sudah pasti biaya diperhitungkan lebih kecil. Tetapi pada intinya, penting untuk memasukkannya pada pikiran Anda bahwa selalu ada biaya dalam setiap pertemuan yang Anda adakan. Lalu jika demikian, apakah lebih baik meniadakan berbagai pertemuan? Tentu bukan itu solusinya. Penting bagi Anda untuk membuat setiap pertemuan menjadi sangat efektif. Mengenai hal ini sudah beberapa kali kita bahas. (Baca: Cerdas Menjadi Penyelenggara Meeting, Tiga Gaya Steve Jobs Untuk Meeting yang Produktif).

Namun pada kenyataannya ada beberapa kebiasaan yang menurut saya kurang tepat sebagai dasar diselenggarakannya sebuah pertemuan.

Regular meeting

Beberapa orang beranggapan memiliki jadwal yang tetap untuk melakukan pertemuan mingguan akan membuat pertemuan menjadi lebih efektif, sebab banyak orang akan mengkhususkan waktu tersebut untuk pertemuan mingguan. Namun apakah demikian? Jika Anda mengadakan pertemuan berdasarkan jadwal mingguan dan bukan berdasarkan materi yang harus dibahas, maka Anda akan membuang waktu Anda percuma. Sebab mengadakan pertemuan tanpa agenda yang jelas hanya akan membuang waktu Anda. Karena itu pastikanlah Anda memiliki 3 – 5 poin untuk menjadi pokok pembahasan barulah Anda menyelenggarakan pertemuan Anda. Kecuali pertemuan yang akan Anda selenggarakan memilki tingkat urgency yang sangat tinggi, maka walaupun hanya ada satu pokok pembahasan, maka Anda dapat tetap menyelenggarakannya.

Sarana untuk memberikan update

Beberapa perusahaan merasa bahwa mengadakan pertemuan antar bagian sangat penting untuk memberikan update dari setiap department. Apakah demikian? Jika ini hanya berbicara tentang data atau pun beberapa perkembangan, maka Anda dapat saling berbagi informasi melalui email. Jika kemudian dibutuhkan pembahasan lebih lanjut, maka hanya pihak-pihak terkait saja yang perlu mengadakan diskusi lebih lanjut. Hal ini pun tidak perlu dalam bentuk pertemuan khusus melainkan dapat dalam bentuk conference call. Sehingga setiap orang tidak perlu menyisihkan waktu untuk pergi ke titik pertemuan.

Diadakan untuk semua pihak terkait

Belum tentu semua pihak yang terkait membutuhkan semua pokok pembahasan Anda. Jika Anda merasa bahwa agenda pembahasan yang telah diedarkan tidak semua terkait dengan Anda, maka jangan merasa ragu untuk datang hanya pada saat agenda yang terkait dengan Anda dibahas. Atau, jika Anda adalah si penyelenggara pertemuan, maka pastikanlah Anda bertemu dengan pihak yang bersangkutan untuk membahas setiap agenda yang Anda miliki. Hal ini berarti Anda hanya perlu menyelenggarakan pertemuan untuk tim yang lebih kecil.

Ingat, bahwa sebenarnya ada biaya yang harus Anda keluarkan untuk menyelenggarakan atau mengikuti sebuah pertemuan, karena itu sangat penting untuk menjadi bijaksana dalam menyelenggarakan sebuah pertemuan.

ruth_revisiRuth Berliana/VMN/BL/MP Human Capital Development Division, Vibiz Consulting, Vibiz Consulting Group