Bagaimana Para Karyawan Google Mengelola Waktu

(Business Lounge Journal – Empower People) Menarik untuk menyimak apa yang dituliskan Yeremia Dillon, Head of Product Marketing, Google Apps for Work mengenai mengelola waktu. Dillon menuliskan email dan mengirimkannya kepada timnya yang memiliki kendala dalam mengatur waktu. Mendapatkan banyak tanggapan yang baik membuat Dillon membagikan hal ini pada @googleforwork.

Dalam sebuah visualisasi bagaimana sibuknya para karyawan google bekerja, maka ia menuliskan untuk sejenak anak buahnya berhenti untuk sejenak menarik nafas. Kemudian memikirkan tentang bagaimana mereka mengatur waktunya. Dia sendiri juga menyadari bahwa ia memiliki beberapa hal yang harus diperbaiki. Ada dua paradigma yang dapat digunakan dalam melakukan penjadwalan, yaitu sebagai seorang  manager dan maker.

Hari bagi seorang manager dibagi menjadi 30 menit interval, dan apa yang mereka lakukan akan berubah setiap setengah jam. Dillon mengumpamakan hal ini seperti Tetris dengan balok-balok yang harus digeser untuk dapat mengisi ruang.

Sedangkan hari seorang maker akan sangat berbeda. Mereka perlu untuk membuat, menciptakan, membangun. Tapi, sebelum itu, mereka harus berpikir. Cara yang paling efektif bagi mereka untuk menggunakan waktu dalam setengah hari atau sehari penuh dan diumpamakan juga dengan blok yang penuh. Bahkan pertemuan 30 menit di tengah-tengah pekerjaan mereka dapat menjadi suatu yang mengganggu. Bagi Dillon kita semua perlu untuk menjadi seorang maker.

Namun bukan berarti para manager akan meniadakan pertemuan, tetapi seperti seorang maker memiliki tujuan, maka penting bagi seorang manager juga memiliki tujuan. Membangun dengan sebuah implementasi. Anda perlu menentukan secara tepat kapan dan di mana Anda akan menyediakan waktu untuk proyek-proyek Anda. Sebuah studi yang juga dibagikan Dillon adalah bagaimana ada 3 skenario untuk membuat sebuah kelompok untuk berolahraga.

– Seknario pertama saat sebuah kelompok diminta untuk latihan satu minggu sekali dan hasilnya hanya 29% dari mereka yang berolah raga.
– Skenario kedua adalah ketika sebuah kelompok diminta berolah raga sambil diberikan penjelasan rinci bahwa olah raga adalah sesuatu yang penting untuk kesehatan dan ditambahkan keterangan bahwa Anda akan mati jika Anda tidak berolah raga. Hasilnya 39% dari kelompok tersebut datang untuk berolah raga.
– Skenario ketiga adalah ketika sebuah kelompok diminta berkomitmen untuk berolahraga di tempat tertentu, pada hari tertentu, dan pada waktu tertentu yang mereka pilih. Hasilnya 91% dari mereka berolah raga.

Dalam hal ini komitmen untuk menyisihkan waktu, menentukan tempat, dan detil yang ada ternyata membuat orang akan merealisasikan hal tersebut. Sehingga penting bagi Anda untuk seorang manager untuk memiliki detil perencanaan Anda. Hal yang penting untuk juga dilakukan adalah untuk lebih efektif dalam setiap pertemuan seperti waktu yang lebih singkat, jumlah peserta yang lebih selektif, atau bahkan tidak perlu mengadakan pertemuan jika memang tidak dibutuhkan. Ambillah waktu bagi Anda sebagai seorang maker. Namun Anda dapat membuat membagi waktu Anda dengan membuat perencanaan sehubungan dengan energi yang Anda miliki.

Senin: Biasanya energi pada hari ini cukup terkuras pada akhir pekan sehingga berpengaruh pada permintaan yang rendah karena itu mulailah melakukan pengaturan tujuan, pengorganisasian, dan perencanaan.
Selasa, Rabu: Hari-hari dengan puncak energi. Cobalah untuk mengatasi masalah yang paling sulit, menulis, brainstorming, jadikanlah sebagai jadwal seorang maker bagi Anda.
Kamis: Energi mulai surut. Jadwal untuk mengadakan pertemuan, terutama ketika konsensus diperlukan.
Jumat: Tingkat energi terendah. Lakukanlah pekerjaan terbuka, perencanaan jangka panjang dan menjalin relationship. 

Selalu gunakan pagi hari untuk melakukan hal-hal yang utama, sebelum Anda sampai pada rasa lelah di sore hari. Karena itu strategikanlah sore hari untuk melakukan tugas-tugas yang lebih mekanis.

citra/VMN/BL/Journalist
Editor: Ruth Berliana
Image : Business Lounge Journal