Management Tips: Menentukan Prioritas Pekerjaan Anda

(Business Lounge Journal – Empower People) Coba evaluasilah apakah saat ini Anda telah menggunakan waktu bekerja Anda dengan sangat baik? Bahkan yang terbaik? Bagaimana dengan tim Anda, apakah mereka juga bekerja dengan nilai-nilai yang terbaik? Apakah Anda terjebak untuk mengerjakan hal-hal yang rutinitas lebih dari mengerjakan proyek-proyek yang bernilai lebih tinggi?

Untuk memastikan bahwa Anda telah bekerja dengan benar maka Anda membutuhkan sistem yang jelas untuk mengetahui mana yang menjadi prioritas dan dapat mengelola beban kerja yang benar.

Apa yang dimaksud dengan sistem adalah sesuatu yang dapat saja sederhana namun efektif untuk membantu Anda dan tim untuk memprioritaskan nilai lebih dari volume. Ini bukan sekedar bagaimana dapat membut to do list tetapi lebih berfokus pada proyek-proyek bernilai tinggi yang menciptakan dampak terbesar untuk organisasi Anda. Anda haruslah dapat membedakan manakah pekerjaan yang memiliki nilai beban kerja yang lebih tinggi. Cobalah mulai mengevaluasi.

Apa prioritas organisasi yang mendapatkan dukungan?
Beban proyek haruslah sesuai dengan prioritas organisasi. Untuk melakukan hal ini, maka visi perusahaan dan tujuan organisasi saat ini haruslah jelas. Apakah Anda telah memiliki pemahaman yang jelas apa yang menjadi fokus perusahaan Anda mulai dari yang paling utama? Jika tidak, prioritas Anda mungkin tidak benar-benar menjadi prioritas bagi perusahaan. Secara sederhana bagaimana Anda menentukan prioritas adalah sesuai dengan prioritas perusahaan. Merupakan kewajiban Anda untuk memastikan bahwa semua proyek yang diputuskan untuk dikerjakan oleh tim Anda sesuai dengan prioritas perusahaan.

Apakah yang menjadi KPI (Key Performance Indicator) Anda?
KPI akan Anda butuhkan untuk menilai apakah proyek yang Anda kerjakan sesuai dengan nilai-nilai yang ada dan bagaimanakah pencapaiannya. Karena itu susunlah apa yang menjadi KPI Anda dan tim. Identifikasilah dengan jelas metrik yang akan Anda gunakan untuk mengukur keberhasilan proyek Anda. Memahami KPI Anda dan tim akan memudahkan Anda dalam menelusuri dan mengukur proyek serta bagaimana mengerahkan tim di sekeliling Anda, serta memicu kreativitas. Juga, apa yang akan menjadi hasil yang ideal jika proyek ini dilaksanakan dengan baik. Dengan melampirkan nilai estimasi proyek, Anda kemudian dapat membandingkan dengan proyek lainnya untuk berkomunikasi dengan manajemen bagaimana beban kerja dapat menghasilkan nilai tertinggi.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek?
Identifikasilah siapa saja yang akan mendukung proyek ini. Apakah hanya Anda dan tim atau Anda membutuhkan bantuan tim lain. Dalam sebuah proyek tidak jarang membutuhkan kerjasama dengan pihak-pihak lain. Karena itu buatah kesepakatan berapa lama waktu yang akan digunakan bersama menyelesaikan proyek ini. Ada proyek-proyek yang dapat diselesaikan dengan cepat namun membutuhkan kerjasama banyak pihak. Karena adanya ketergantungan satu dengan yang lain, maka kesepakatan waktu dan apa yang menjadi prioritas sangat penting dilakukan. Sebab perbedaan prioritas tentu saja akan memperpanjang waktu.

Bagaimana biaya dan sumber daya yang yang didedikasikan untuk proyek?
Mungkin ada proyek yang bernilai tinggi dengan biaya yang lebih tinggi. Atau, proyek dapat saja menguras sumber daya sehingga tidak memungkinkan tim untuk terus pada proyek-proyek lainnya. Penting untuk mengevaluasi biaya termasuk waktu yang diperlukan untuk tim dalam menangani setiap proyek sebelum membuat prioritas. Jangan lupa untuk menghitung waktu sebagai suatu biaya dari Anda dan tim. Jangan hanya berupaya bagaimana menerima proyek dan mengerjakannya dengan cepat sementara Anda tahu persis bahwa waktu yang Anda dan tim miliki sangat kurang.

Adakah alasan untuk tidak mengambil proyek ini?
Coba tanyakan hal ini pada Anda. Apakah ada alasan untuk Anda tidak mengambil proyek ini? Lakukanlah penilaian dengan seksama, jika alasan begitu banyak maka memang keputusan terbaik adalah untuk tidak mengerjakan proyek ini. Selain itu janganlah merasa takut atau sungkan untuk berkata tidak pada pekerjaan hari ini, bila memang Anda tidak melihat adanya alasan untuk mengerjakannya.

Cobalah memperhatikan point-point di atas dan mulailah melakukan penilaian untuk menentukan proyek apa yang akan Anda ambil.

citra/VMN/BL/Journalist
Editor: Ruth Berliana
Image : Business Lounge Journal