(Business Lounge Journal – Empower People) Ada pemimpin tim yang senang sekali meeting, bahkan mungkin karena kegemarannya mengadakan meeting, maka banyak orang akan mengidentikkan memimpin meeting sebagai hobi. Namun banyak juga yang bisa dikatakan tidak suka dengan banyaknya meeting, yang sering kali berjalan dengan tidak efektif, bahkan cenderung menghabiskan waktu.

Di zaman dengan teknologi canggih ini, meeting pun dapat diselenggarakan dengan menggunakan teknologi, sehingga dapat tetap diadakan tanpa harus berkumpul di satu tempat.

Steve Jobs memiliki strateginya sendiri untuk menyelenggarkaan meeting. Dengan kelompok yang sekecil mungkin, ia akan memastikan setiap item akan memiliki penanggung jawab, dan ia tidak akan mengijinkan presentasi dibawakan dengan power point. Jobs tidak menyukai presentasi formil. (Baca: Tiga Gaya Steve Jobs Untuk Meeting yang Produktif).

Namun walau bagaimana pun meeting tetap saja perlu untuk diadakan, hanya dengan berbagai pertimbangan. Anda coba memperhatikan beberapa pertimbangan di bawah ini selain mengadopsi pendapat Steve Jobs di atas.

Usahakan sesingkat mungkin dan tidak lebih dari 1 jam

Mulailah setiap pertemuan yang Anda adakan tepat waktu, tidak peduli berapa pun peserta yang hadir. Miliki agenda sebelumnya sehingga pembicaraan berjalan dengan efektif. Jika pembicaraan sangat melebar, bagilah pertemuan menjadi beberapa sesuai dengan kebutuhan dan peserta yang berkaitan dengan pokok pembahasan, sehingga pertemuan akan berjalan dengan efektif. Penting bagi Anda untuk dikenal sebagai orang yang tepat waktu dan penyelenggara pertemuan yang efektif. Hal ini niscaya akan membuat siapa saja yang Anda ajak menjadi peserta akan berupaya untuk tepat waktu jika tidak ingin ketinggalan materi pembicaraan.

Apabila dibutuhkan kemudian, Anda dapat membuat pertemuan gabungan untuk membahas materi yang sebelumnya sudah dibahas lebih detil pada kelompok-kelompok yang lebih kecil, sehingga pertemuan dalam skala besar pun dapat tetap berlangsung dengan efektif.

Stand Up Meeting akan lebih produktif.

Percayakah Anda? Mungkin ini terdengar agak sedikit menggelikan, apabila Anda harus mengikuti sebuah pertemuan dengan berdiri. Apalagi jika hari itu Anda mengenakan high heels andalan Anda, kira-kira maukah Anda mengikuti pertemuan sambil berdiri.

Bagi sebagian orang yang menghabiskan waktunya duduk di depan komputer, maka berdiri merupakan waktu-waktu yang dinikmatinya untuk melonggarkan otot-ototnya. Sehingga merupakan hal yang baik bagi kesehatan Anda.

Pada tahun 1999, Allen Bluedorn dari University of Missouri dan rekan-rekannya menyimpulkan bahwa 34% stand up meeting akan berlangsung lebih singkat dari pertemuan secara duduk, namun menghasilkan solusi yang sama. Namun penting untuk menggaris bawahi bahwa jangan sampai format meeting malah mengalihkan perhatian Anda dari sesuatu yang benar-benar lebih penting.

Pastikan setiap orang akan berpartisipasi.

Untuk apa Anda mengundang seseorang untuk datang dalam pertemuan Anda, jika Anda tidak berhasil mendapatkan pendapatnya? Karena itu penting untuk menyampaikan bahan diskusi paling tidak satu hari sebelum pertemuan diadakan. Bagi beberapa orang, berbicara di depan umum bukanlah sesuatu hal yang sulit, hal ini biasanya terkait dengan budaya yang telah ditanamkan pada orang tersebut. Namun tidak demikian bagi beberapa yang lain, karena itu jika Anda telah menyampaikan bahan pembicaraan satu hari dimuka, namun hal ini tidak juga membuat peserta yang Anda undang untuk berbicara, maka lemparkanlah pertanyaan untuk mengetahui pendapat mereka. Penting untuk tidak memberikan respons yang negatif yang dapat mematahkan peserta untuk enggan melanjutkan pendapatnya.

Apabila masih juga ada yang sulit untuk mengemukakan pendapatnya, tidak ada salahnya untuk Anda menghubunginya terlebih dahulu dan melakukan diskusi kecil. Lalu bahaslah hasil diskusi tersebut pada pertemuan Anda.

Semakin banyak peserta yang memberikan ide pikirannya, maka semakin banyak Anda memperoleh pemikiran-pemikiran yang tidak terduga.

Akan segera menyiapkan pertemuan? Coba terapkan beberapa hal di atas.

ruth_revisiRuth Berliana/VMN/BL/Managing Partner Human Capital Development

Related Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published.