Melakukan Kontrol Kualitas Dengan Efektif

(Business Lounge – Operate Efficiently) Untuk meningkatkan keberhasilan dan keuntungan perusahaan, melakukan kontrol kualitas merupakan adalah suatu keharusan.

Kontrol kualitas adalah proses yang digunakan untuk memastikan tingkat kualitas tertentu dalam suatu produk atau jasa. Hal ini berarti bahwa semua proses yang ada dalam bisnis atau jenis usaha dianggap perlu untuk menyediakan kontrol dan verifikasi karakteristik. Proses kontrol kualitas akan memeriksa dan menguji kualitas dari sebuah produk atau hasil layanan.

Tujuan dasar dari proses ini adalah untuk memastikan bahwa produk atau layanan yang disediakan memenuhi persyaratan tertentu dan sesuai karakteristik, dapat diandalkan, memuaskan konsumen/pelanggan aman dan fiskal.

Perusahaan harus memiliki team khusus yang akan melakukan pemeriksaan, pengujian dan analisa terhadap sejumlah produk, jasa dan tentunya proses yang ada didalamnya. Pada waktu dilakukan proses kontrol, maka akan teridentifikasi apa penyebab produk ataupun layanan yang tidak memadai atau memuaskan konsumen/pelanggan.

Contoh kontrol kualitas yang dilakukan pada jenis usaha sb:

– Produsen produk makanan, misalnya, sering memiliki karyawan yang menguji produk jadi untuk rasa dan kualitas lainnya.

– Produsen pakaian, akan memastikan bahwa pakaian yang dibuat/dijahit sudah sesuai standard. Perusahaan yang berorientasi pada layanan/jasa akan mengamati apakah layanan yang dilakukan semuanya dilakukan dengan benar.

Kontrol kualitas juga mungkin melibatkan mengevaluasi orang. Jika sebuah perusahaan memiliki karyawan yang tidak memiliki keterampilan yang memadai atau pelatihan, mengalami kesulitan memahami arah atau salah informasi, kualitas produk atau jasa perusahaan mungkin berkurang. Hal ini sangat penting bagi perusahaan berorientasi layanan, karena karyawan adalah produk yang mereka berikan kepada pelanggan.

Menganalisis Akar Penyebab Masalah

Semua masalah tentu ada gejalanya (symptoms) dan ada akar penyebabnya (root causes), karena tidak mungkin ada asap tanpa ada api.

Akar penyebab masalah tersebut dapat bersumber pada faktor-faktor yang masih dapat di identifikasi dan terkontrol seperti:

1. Manpower (tenaga kerja)

Biasanya terkait dengan masalah kualitas/skill dari tenaga kerja yang ada, apakah terlatih? Apakah pengalaman cukup? Apakah memiliki mental dan fisik yang kuat? dsb

2. Machines (mesin) dan peralatan

Apakah mesin/peralatan dapat berfungsi dengan baik? Apakah perlu dilakukan perbaikan, perawatan, kalibrasi, dsb. Hal ini biasanya berkaitan dengan fasilitas yang ada

3. Methods (metode kerja)

Apakah prosedur dan metode kerja yang ada sudah sesuai dan jelas? Apakah sudah memadai dan terstandarisasi dengan baik?

4. Materials (bahan baku)

Berkaitan dengan kesesuaian kualitas material yang ada/ yang akan dipakai

5. Mother Nature or Media: berkaitan dengan tempat dan waktu kerja yang tidak memperhatikan aspek-aspek kebersihan, kesehatan dan keselamatan kerja, dan lingkungan kerja yang kondusif, kekurangan dalam lampu penerangan, ventilasi yang buruk, kebisingan yang berlebihan, dll.

6. Motivation (motivasi): berkaitan dengan ketiadaan sikap kerja yang benar dan profesional (tidak kreatif, bersikap reaktif, tidak mampu bekerjasama dalam tim, dll), yang dalam hal ini disebabkan oleh sistem balas jasa dan penghargaan yang tidak adil kepada tenaga kerja.

7. Money (keuangan): berkaitan dengan ketiadaan dukungan finasial (keuangan) yang mantap guna memperlancar proyek peningkatan kualitas yang akan diterapkan.

Setelah akar penyebab masalah diketahui, selanjutnya dibuatkan rencana solusi untuk menyelesaikan masalah tersebut.

Rencana harus fokus pada tindakan untuk menghilangkan akar penyebab masalah (controllable causes), dan mengantisipasi penyebab yang tidak terkendali tetapi dapat diprediksi sebelumnya (uncontrollable but predictable causes).

 Ria Felisha/Contributor/VMN/BL
Editor: Ruth Berliana

Selanjutnya melakukan perbaikan dan implementasi (corrective action) dimana pada tahap ini sangat dibutuhkan komitmen mulai dari jajaran manajemen sampai kepada karyawan.

Dan partisipasi total untuk secara bersama-sama menghilangkan akar penyebab dari masalah kualitas yang telah teridentifikasi.

Pencatatan dan dokumendata kualitas harus dilakukan selama tahap implementasi, serta harus mengidentifikasi penyebab apabila terjadi penyimpangan dalam tahap implementasi tindakan korektif permanen.

Perbaikan kualitas tentunya harus di implementasikan dan di evaluasi secara berkala.

Perbaikan pada suatu proses bisnis atau usaha adalah hal yang positif dan baik untuk memperbaiki kekurangan yang ada, tetapi tindakan pencegahan (prevention) merupakan cara terbaik untuk menghindari kerugian dan dapat mengidentifikasikan persoalan sedini mungkin. Karena itu, proses kontrol kualitas memang adalah sebuah keharusan untuk sebuah keberhasilan.