Mengenali Komponen-komponen Organisasi

(Business Lounge – Empower People) Setelah Anda memahami bagaimana mendiagnosa organisasi Anda (Baca: Mendiagnosa Organisasi Untuk Mengetahui Keefektifannya) maka sekarang Anda tahu apakah organisasi Anda telah terbilang efektif atau masih membutuhkan penyesuaian. Bila ternyata organisasi Anda masih membutuhkan penyesuaian di sana dan disini, tidak perlu berkecil hati. Lakukan saja, tidak ada kata salah atau benar. Semuanya akan Anda temukan seiring berjalannya waktu.

Jangan lupa organisasi akan selalu dipengaruhi situasi dan kondisi menurut masa apa Anda berada. Misalnya saja, peraturan baru yang dicetuskan pemerintah, mungkin dapat berpengaruh bagi organisasi Anda sehingga perlu dilakukan penyesuaian. Mulailah menemukan desain yang tepat bagi organisasi Anda.

Mc Kinsey di dalam framework-nya memiliki 7 komponen yang dibutuhkan di dalam sebuah organisasi atau dikenal dengan 7S of McKinsey. Model ini paling sering digunakan sebagai alat untuk menilai dan memantau perubahan situasi internal organisasi. Di dalam pelaksanaannya, ke-7 komponen tersebut sangat perlu dilakukan dengan selaras dan saling mendung satu dengan yang lain.

Perubahan yang bagaimana pun di dalam organisasi, ke-7 komponen ini dapat dipakai untuk memahami bagaimana unsur-unsur organisasi saling terkait, sehingga dapat diprediksikan dampak yang lebih luas dari perubahan yang dilakukan.7S McKinsey

Strategy (Hard Element)

Apa yang termasuk di dalam strategi haruslah sesuai dengan arah dan cakupan perusahaan dalam jangka panjang. Itulah sebabnya sangat penting untuk menentukan fokus dari organisasi Anda dalam jangka panjang. Barulah Anda menentukan langkah-langkah untuk dapat mencapainya. Upayakan untuk merampingkan proses di dalam pencapaiannya.

Structure (Hard Element)

Lalu buatlah struktur yang dapat saling berkesinambungan di dalam menjalankan strategi guna mencapai tujuan. Struktur dapat dibuat berdasarkan beberapa hal:

Strategic Biz Unit (SBU): struktur dibentuk berdasarkan strategi

Functional Unit – Matrix: struktur dibentuk berdasarkan fungsi dan dapat bersifat matriks.

Flexible Teams–Authority on decision making (resource, people, budget) – Accountability/mission/roles: struktur dibentuk dengan fleksibel berdasarkan sumber daya yang ada atau budget.

Selain itu, struktur organisasi juga dapat dibentuk berdasarkan department, jalur pelaporan, bidang keahlian dan  tanggung jawab (satu dengan yang lain tentu saja dapat saling terkait)..

System (Hard Element)

Membuat sebuah sistem sangat penting di dalam menjalankan organisasi. Misalnya saja Human Resources Information System (HRIS), Management Information Systems, Retail Systems, Call Center Systems, Online Systems, dan sebagainya. Dengan semua sistem yang ada maka diharapkan organisasi dapat berjalan dengan efisien.

Staff (Soft Element)

Sumber Daya Manusia adalah komponen yang terpenting dari organisasi oleh karena SDM-lah yang menjadi pelaku organisasi. Semua SDM yang ada haruslah dikembangkan, diberikan pelatihan dan juga motivasi.

Skill (Soft Element)

Seluruh bagian dari organisasi diharapkan memiliki kemampuan dan kompetensi sehingga dapat memberikan yang terbaik bagi perusahaan.

Style (Soft Element)

Termasuk kedalah style misalnya Leadership style, Communication style, atau Decision making style.

Shared Value (Soft Element)

Organisasi sangat penting menentukan apa yang menjadi nilai-nilai yang akan dianutnya. Berdasarkan nilai-nilai inilah kemudian semua keputusan dan tindakan dapat didasarkan. Nilai-nilai dapat saja diambil dari filosofi yang dianut oleh management. Pada akhirnya nilai-nilai ini juga akan membimbing karyawan untuk menentukan sikap dan perilakunya.

Cobalah untuk mengaplikasikan ke-7 komponen yang dicetuskan McKinsey ke dalam organisasi Anda dan cobalah temukan apakah ada perubahan yang perlu Anda lakukan bagi organisasi Anda.

ruth_revisiRuth Berliana/Managing Partner Human Capital Development/VMN/BL