Tahapan di Dalam Performance Management System

(Business Lounge – Empower People) Performance Management atau yang biasa dikenal juga dengan Manajemen Kinerja merupakan suatu rangkaian aktivitas untuk memastikan bahwa apa yang menjadi tujuan organisasi telah dicapai secara konsisten dalam cara-cara yang efektif dan efisien. Performance Management ini dapat berfokus pada kinerja dari suatu organisasi, departemen, atau karyawan.

Kali ini kita akan membahas Performance Management yang diterapkan bagi para para karyawan. Hal ini sangat penting untuk memastikan bahwa setiap karyawan mengetahui apa yang menjadi tujuan perusahaan sehingga setiap karyawan memiliki arah ke mana ia kan bergerak. Lalu kemudian apakah yang menjadi arah tersebut dapat tercapai atau tidak maka dilakukanlah pengukuran-pengukuran dengan menggunakan sebuah sistem di dalam Performance Managemet.

Ada 3 tahapan yang terdapat di dalam Performance Management. Ketiga tahap ini dilakukan secara berangkai di dalam suatu periode berjalan. Periode tersebut idealnya mencakup satu tahun periode kinerja.

Performance Management

Planning

Tahapan planning adalah ketika sebuah perencanaan dibuat sebelum tahun kinerja dimulai. Pertama-tama yang perlu disadari adalah apakah yang menjadi tujuan organisasi, visi dan misi serta nilai-nilai yang terkandung di dalamnya. Baru kemudian ditentukanlah tujuan dari kinerja individu yang haruslah sesuai dengan tujuan organisasi.

Jika tidak diketahui tujuan organisasi secara jelas maka dapat terjadi penyimpangan dalam kinerja individu. Misalnya saja, individu pada unit produksi, maka sehubungan dengan visi organisasi untuk menjadi perusahaan otomotif nomer satu di negeri ini, maka semua yang berada di unit ini harus mengejar untuk menghasilkan produksi yang dapat bersaing dengan perusahaan otomotif lainnya. Tujuan tidak dapat menyimpang dari hal tersebut.

Kemudian tujuan setiap individu ini diturunkan ke dalam Key Performance Indicator (KPI). Baik tujuan individu, maupun KPI haruslah dibuat berdasarkan kesepakatan antara individu dan atasannya atau Pimpinan Unit Kerja. Hal yang perlu diperhatikan di dalam menyusun KPI adalah bahwa setiap indikator haruslah ditentukan secara spesifik dan dapat diukur.

Monitoring

Fase monitoring merupakan fase yang kritikal namun sering kali dilewatkan oleh karena dirasa kurang penting. Padahal dengan melakukan monitoring, maka kinerja yang buruk dapat dihindarkan oleh karena dilakukannya monitoring dari waktu ke waktu. Sehingga akan cepat diketahui apakah tujuan akan tercapai atau adanya hambatan di dalam perjalanan.

Perlu diketahui bahwa di dalam melakukan monitoring maka sang atasan atau Pemberi Unit Kerja haruslah memastikan bahwa setiap individu telah memiliki pemahaman yang benar atas tujuan kinerjanya serta tujuan

Fase yang critical namun sering kali dilewatkan oleh pimpinan unit kerja. Padahal pada fase ini pimpinan unit kerja dapat memastikan kembali apa yang menjadi pemahaman individu atas tujuan kinerja mereka serta pemahaman terhadap tujuan perusahaan. Monitoring ini dilakukan secara berkala baik 1 bulan, 3 bulan atau pada pertengahan tahun. Monitoring sebaiknya dilakukan secara face to face, baik formal maupun informal.

Fase monitoring sangat identik dengan melakukan coaching dan counselling. Sebab melalui coaching dan counselling inilah, atasan ataupun Pimpinan Unit Kerja dapat melakukan penilaian atas pemahaman dan kinerja yang telah berjalan. Selain itu, jangan lupa untuk memberikan feedback atas kinerja yang telah dicapai. Apabila pencapaian masih kurang, maka dapat dilakukan analisa apakah target yang telah ditentukan perlu untuk direvisi.

Reviewing

Fase ini reviewing dilakukan pada akhir tahun kinerja untuk mengevaluasi pencapaian kinerja dari masing-masing individu. Di dalam melakukan  review atau penilaian, maka KPI akan menjadi acuannya. Itulah sebabnya KPI harus jelas dan dapat diukur. Misalnya saja, meningkatkan produksi otomotif. Tanpa ada ukuran yang jelas dari kata meningkatkan, maka kinerja tidak akan dapat diukur. Tetapi jika dikatakan, meningkatkan produksi otomotif hingga mencapai 1000 kendaraan, maka dalam hal ini dapat dilakukan pengukuran.

Apabila pencapaian individu melampaui target yang telah ditetapkan, atasan atau Pemimpin Unit Kerja dapat memberikan reward sebagai bentuk apresiasi terhadap prestasi yang telah dicapai. Sebaliknya, apabila pencapaian tidak sesuai dengan target yang telah ditetapkan, atasan atau Pemimpin Unit Kerja dapat melakukan coaching dan counseling untuk mengetahui kendala-kendala apa yang dihadapai individu serta langkah-langkah pengembangan apa yang akan dilakukan untuk mengangulanginya. Misalnya dengan memberikan pelatihan, atau pun job assisgment.

Jika ketiga fase di atas dapat dilakukan terus dengan berkesinambungan, maka kinerja individu pun akan dapat ditingkatkan untuk mencapai tujuan perusahaan.

Vibiz Learning Center

ruth_revisiRuth Berliana/Managing Partner Human Capital Development/VMN/BL