Human Resources Business Continuity Plan (BCP)

Human Resources Business Continuity Plan (BCP)

(Business Lounge – HR) – Kejadian beberapa hari yang lalu saat tornado menghantam Negara Bagian Amerika Serikat, Oklahoma sangat memprihatinkan. Konon tornado dengan kecepatan 320 km/jam ini lebih besar dari tornado yang pernah terjadi sebelumnya. Tidak ada satu bangunan pun yang dilewatinya dapat bertahan. Mobil-mobil berterbangan, pohon-pohon tercabut dari akarnya serta kebakaran yang tidak dapat dielakkan. Korban jiwa dan mereka yang hilang oleh karena tertimbun puing-puing bangunan tidak dapat dihindari. Belum lagi sekolah yang hancur oleh karena ada di jalur tornado tersebut. Anak-anak sekolah yang tidak dapat diselamatkan, sangat menyedihkan.

Tidak ada satu pun yang dapat memprediksikan adanya suatu bencana, dan tidak ada seorang pun yang dapat menahannya. Namun kita tidak dapat berkata bahwa itu pasti tidak akan terjadi. Mungkin masih segar dalam ingatan kita saat kota Jakarta tercinta ini terendam banjir pada pertengahan bulan Januari yang lalu. Hal ini cukup melumpuhkan kota Jakarta dan mengakibatkan kota Jakarta dinyatakan dalam keadaan darurat. Oleh karena Jakarta adalah ibu kota sekaligus pusat bisnis Negara maka hal ini sedikit banyak mengganggu jalannya aktifitas perekonomian. Banyak perkantoran yang tidak dapat beroperasi, jalan-jalan yang terputus, transaksi yang tidak dapat dilakukan. Sangat menyulitkan. Di saat-saat itulah Business Continuity (BCP) sangat perlu untuk dijalankan. Mereka yang memiliki BCP dengan sangat terencana akan sangat membantu untuk tetap survive.

Apakah Business Continuity Plan?

Business Continuity Plan (BCP) atau Perencanaan Kelangsungan Bisnis atau disebut juga Disaster and Recovery Planning (DRP) adalah sebuah perencanaan kerangka kerja yang dibuat untuk mencegah gangguan terhadap aktivitas bisnis normal. BCP dirancang untuk melindungi proses bisnis yang kritis dari kegagalan akibat dari bencana, yang dapat mengakibatkan hilangnya kemampuan perusahaan dalam melakukan proses bisnis secara normal. BCP merupakan suatu strategi untuk memperkecil efek gangguan dan untuk memungkinkan proses bisnis terus berlangsung (sumber: Wikipedia). BCP ini dibuat sebagai dokumentasi tertulis yang dapat dengan mudah diakses mengenai langkah-langkah atau prosedur yang harus diikuti apabila terjadi gangguan serta tindakan yang perlu diambil setelah kejadian. Hal ini bertujuan untuk memastikan pemulihan dan operasional fungsi bisnis vital dalam skala waktu yang dapat diterima.

Adapun bencana yang dimaksud dalam BCP ini adalah semua peristiwa yang terjadi dan mempunyai potensi mengganggu jalannya proses usaha dalam keadaan normal (BAU – Business As Usually). Apalagi jika hal ini berkaitan dengan customer, sangat penting untuk mendapatkan perhatian yang utama.

Pentingkah Menyusun Business Continuity Plan?

Seperti telah dijelaskan di atas bahwa perusahaan perlu membuat scenario bilamana dalam suatu keadaan maka operasional perusahaan tidak dapat berlangsung sebagaimana seharusnya. Contoh kasus adalah saat tempat parkir dari gedung UOB terendam banjir sehingga gedung pun tidak dapat diaccess. Lalu bagaimana dengan perusahaan-perusahaan yang berkantor di gedung itu? Bagaimana bila pada hari itu ada banyak transaksi yang harus dilaksanakan? Bagaimana bila ada keputusan penting yang harus diambil pada hari itu? Atau bagaimana bila hari itu merupakan hari pembayaran gaji karyawan?

Jika tidak ada suatu scenario untuk mengantisipasi hal tersebut di atas, maka dapat dipastikan akan terjadi suatu kehebohan di mana para “petinggi” akan berembuk dan berusaha untuk memutuskan akan tindakan apa yang harus diambil supaya operasional dapat tetap berjalan sehingga tidak menimbulkan kerugian. Lalu bagaimana jika keputusan tidak dapat diambil oleh karena salah satu “petinggi” yang tidak dapat dihubungi? Untuk mengantisipasi segala kemungkinan buruk yang dapat terjadi, maka menyusun BCP adalah salah satu tindakan penting guna kelangsungan perusahaan.

HR Business Continuity Plan

Human Resources sebagai salah satu department yang vital perlu memiliki BCP tersendiri dimana customer bagi HR department adalah seluruh pegawai yang ada. Human Resources sangat perlu untuk memastikan bahwa semua pegawai ada dalam kondisi yang aman. Selain itu Human Resources juga perlu untuk memastikan bahwa semua operasional yang berkaitan dengan kepegawaian dapat tetap berlangsung dengan baik.

Berikut beberapa hal yang dapat disertakan di dalam HR BCP:

1. Tentukanlah siapa saja yang harus menjadi bagian dari tim BCP. Tim ini dapat terdiri dari Kepala SDM, Employee Relation, Payroll dan Benefit serta para HRRM.

2. Pastikan memiliki “employee database” dari semua pegawai yang ada dan dapat diakses dengan mudah. Data ini termasuk data alamat, contact number, data keluarga, data gaji dan data benefit dari setiap karyawan.

3. Adapun contact number yang didata tidak terbatas kepada nomer handphone tetapi juga nomer telepon rumah atau lainnya. Lalu buatlah rangkaian call tree. Suatu rangkain bercabang dimana satu orang bertugas menghubungi 2 orang, 2 orang menghubungi 4 orang dan seterusnya. Dapat juga dengan merangkai atasan menguhubungi one down level di bawahnya dan seterusnya. Hal ini sangat berguna untuk menyampaikan pesan berantai terutama di saat emergency. Selain itu data ini perlu diupdate secara berkala dan dilakukan trial pada waktu yang telah ditentukan. Dalam setiap trial maka sangat penting untk mengevaluasi berapa waktu yang dibutuhkan untuk menghubungi semua pegawai untuk menyampaikan sebuah berita. Rangkaian call tree ini dapat diaktifkan di saat emergency.

4. Tentukanlah suatu tempat yang dapat dijadikan base pada saat kantor pusat (tempat dimana Human Resources berkantor) tidak dapat diakses. Ini dapat menggunakan salah satu lokasi kantor cabang. Namun apabila perusahaan hanya memiliki satu lokasi, maka pihak management dapat menentukan satu lokasi yang dapat dengan mudah diakses oleh tim BCP.

5. Buatlah suatu scenario apabila management perlu mentransfer sejumlah uang untuk seluruh pegawai dalam kaitannya dengan penggajian atau bantuan dana. Langkah-langkah apa yang perlu diambil dan bagaimana pelaksanaannya. Untuk hal ini, tempat dimana saya pernah bekerja, pernah mengalaminya, ketika terjadi kerusuhan di tahun 1998, maka pihak management memutuskan untuk memberikan bantuan keuangan guna memastikan semua karyawan tidak ada yang mengalami kesulitan keuangan. Sehingga diputuskan untuk membayarkan gaji karyawan pada saat itu juga walaupun waktu penggajian belum tiba.

6. Buatlah juga scenario apabila karyawan membutuhkan bantuan medis apabila situasi emergency yang terjadi membutuhkan tindakan medis yang menyangkut keselamatan jiwa.

7. Buatlah juga scenario apabila management perlu melakukan evakuasi melalui bandara terhadap beberapa orang yang dianggap perlu.

8. Selain itu buatlah daftar pekerjaan kritis, yaitu pekerjaan yang harus tetap berlangsung dalam kondisi emergency sekalipun.

Jika hal-hal tersebut di atas tidak diatur dengan baik, maka dapat saja semakin banyak hal-hal yang tidak diinginkan dapat terjadi tanpa dapat diantisipasi.

Dengan disusunnya HR BCP dengan matang maka diharapkan dampak-dampak buruk dapat diminimalkan.

Setelah hal-hal di atas disusun dan dibakukan maka hal yang tidak kalah pentingnya adalah melakukan simulasi. Simulasi dapat dilakukan untuk mencheck apakah semua data dan prosedur yang dimiliki masih valid atau tidak dan apakah semua prosedur dapat berjalan dengan baik atau tidak.

Juga jangan lupa untuk memastikan siapa saja yang akan menjadi anggota dan yang wajib terlibat di dalam tim BCP ini.

(Ruth Berliana/IC/BL)