Siapapun Anda Utamakan Service !

(Business Lounge – Service), Di zaman sekarang ini layanan pelanggan tidak boleh dikesampingkan justru harus menjadi nomor satu yang harus diperhatikan karena jika pelanggan kabur maka sumber untuk mendapatkan pemasukan pun hilang. Pembeli yang datang untuk bertransaksi dengan si penjual pasti keduanya memiliki niat yang baik, pembeli ingin mendapatkan barang yang dibutuhkan dan penjual mendapatkan keuntungan dari penjualan barang tersebut, semua proses transaksi akan berjalan baik baik saja apabila pembeli dan penjual dapat memenuhi semua bagiannya masing masing. Tetapi terkadang apa yang terjadi tidak selalu demikian, bisa saja timbul masalah karena beragam situasi dan kondisi yang ada dan disinilah pentingnya layanan pelanggan supaya pelanggan tetap diperlakukan dengan baik dan terhormat sehingga tetap loyal.

Pada suatu kali bagian pembelian di tempat saya bekerja sedang mencari sebuah alat scandisk di toko komputer langganan. Barang yang diminta ada tetapi harus diambil di kantor pusat sehingga tidak bisa diadakan pada hari yang sama ketika barang tersebut dipesan. Kamipun memesan scandisk tersebut di toko komputer langganan dan menyetujui untuk membayar uang muka seperti biasa apabila barang yang diminta adalah barang indent. Keesokan harinya pimpinan kami meminta scandisk yang dibutuhkan tersebu karena sore hari dia harus berangkat ke luar kota. Maka bagian pembelian segera mengkonfirmasikan ke bagian administrasi penjualan toko langganan. Jangankan mendapat solusi, kami hanya dijawab dengan kata-kata seperti” barang ada setelah jam makan siang dan jika batal membeli uang muka yang dibayarkan tidak bisa kembali atau pun ditukar dengan barang lainnya”. Astaga….apakah tidak ada jawaban yang lebih membuat nyaman bagi si pegawai?.

Jawaban yang diberikan spontan membuat pelanggan kecewa dan marah, sikap yang ditunjukkan sepertinya kurang menghargai hubungan yang sudah terjalin selama ini, sehingga terlontar kata-kata tidak akan membeli lagi di toko tersebut.

Kejadian diatas sangat disayangkan sekali dan seharusnya dapat dihindari agar tidak terjadi hal demikian jika saja setiap orang dalam satu perusahaan atau organisasi menyadari pentingnya peranan masing masing orang dalam menjaga citra perusahaan dalam hal ini bagian administrasi penjualan.

Pentingnya bersikap proaktif

Proaktif berarti memandang optimis dan memiliki inisiatif untuk memberikan solusi atas permasalahan yang dihadapi dengan kaca mata nilai yang akurat, dan tidak semata mengikuti perasaan. Sikap proaktif akan lahir di hati orang yang menyadari dirinya adalah orang penting dan memiliki tanggung jawab atas kelangsungan perusahaan sehingga tidak akan ada sikap yang hanya pasrah pada kondisi dan tidak melakukan apa apa. Beberapa point yang dapat dilakukan pada cerita diatas adalah melakukan koordinasi dengan bagian pengiriman di pusat setidaknya untuk mengingatkan agar tidak berlambat lambat dan skedul pengiriman bisa tercapai sesuai janji bahkan melebihi ekspektasi si pelanggan.

Pentingnya komunikasi yang positif

Apalah gunanya jika bertindak proaktif tapi tidak dikomunikasikan dengan baik dan dalam bahasa yang positif kepada si pelanggan.
Apa yang dilakukan oleh tenaga administrasi penjualan itu memang hanya menjalankan prosedur dan tidak ada yang salah dengan hal tersebut tetapi alangkah baiknya jika dikomunikasikan dengan bahasa yang positif, tidak secara langsung katakan tidak bisa maka pasti akan sangat berbeda respon dari pelanggan. Misalnya dengan mengatakan maaf dan akan coba dibicarakan dengan pimpinan supaya ada kebijakan terkait dengan masalah ini, dengan begitu pelanggan dapat melihat adanya ketulusan untuk membantu kesulitan yang sedang dihadapinya. Sekalipun pada akhirnya tetap tidak bisa, pelanggan dapat memaklumi dan menghargai usaha kita.

Apapun posisi atau jabatan kita, apapun Divisi atau bagiannya, perlu menyadari pentingnya service baik bagi tim internal atau bagi pelanggan. Hanya apabila setiap bagian memiliki kesadaran service yang tinggi maka service yang baik akan terwujud.

(Ester Tionar/IK/BL)