“Implementing Organizational Change Skills for Leaders”

(The Manager’s Lounge – Leadership) – Pemimpin adalah “agent of change”. Mereka menggunakan mata, hati, pikiran mereka untuk melihat hal-hal apa yang mungkin. Pemimpin melakukan perubahan-perubahan yang mampu membawa organisasi mencapai visi dan misinya dengan lebih baik, lebih cepat dan lebih terarah. Menerapkan perubahan memerlukan kepemimpinan yang kuat dan keterampilan manajemen yang sangat baik.
Itu sebabnya untuk sukses memimpin organisasi melalui suatu proses perubahan, seorang pemimpin harus mampu mengingat tujuan dan misi perubahan itu sendiri.

Perubahan tidak boleh tanpa arah. Perubahan tidak boleh tanpa tujuan dan sembarangan atau membabi buta. Perubahan harus merupakan hasil pemikiran yang matang yang melihat organisasi secara keseluruhan. Walaupun perubahan dilakukan pada bagian yang kecil dari organisasi namun tetap harus melihat secara keseluruhan dan dampak yang perubahan yang kecil dapat sangatlah besar terhadap suatu organisasi.   Pemimpin harus  melihat gambaran besar,  ia harus mampu menetapkan tujuan dan tenggang waktu untuk mencapai visi dari perubahan itu sendiri. Seorang pemimpin yang baik harus mengembangkan kemampuan untuk melihat bagaimana bagian-bagian kecil bekerja sama untuk memenuhi tujuan yang lebih besar dan menginspirasi karyawan untuk bergabung dalam setiap perubahan yang dilakukan.

Seorang pemimpin harus memiliki beberapa ketrampilan yang diperlukan untuk melakukan suatu perubahan. Ketrampilan ini mutlak dimiliki dan harus dikuasai dengan baik. Ketrampilan apa sajakah  yang diperlukan?

1.Ketrampilan Berorganisasi  (Organizational Skill)

Ketika memimpin perubahan dalam suatu organisasi, perlu untuk mengembangkan kemampuan organisasi untuk melacak perubahan yang akan dibuat,  jadwal untuk menerapkan perubahan-perubahan prosedural, dan orang-orang atau klien yang  dipengaruhi oleh perubahan ini. Memimpin  suatu perubahan membutuhkan kemampuan untuk mendelegasikan beberapa tanggung jawab kepada orang lain, sehingga mengembangkan kemampuan untuk melepaskan kontrol dari beberapa aspek dari proses untuk karyawan terpercaya. Berikan pengawasan jika diperlukan, tetapi memungkinkan orang lain mendapatkan kesempatan untuk mendorong, mengembangkan dan membuktikan diri.

2.Ketrampilan Interpersonal  (Interpersonal Skill)

Pemimpin harus berhati-hati dalam  menangani suatu hubungan! Hal ini sangat penting untuk berhasil menerapkan perubahan organisasi. Hal ini juga penting untuk menjaga hubungan baik dan terbuka dengan anggota lain dari manajemen, anggota dewan direksi dan klien. Perlakukan orang dengan kebaikan dan menghormati dan mengakomodasi kebutuhan mereka bila memungkinkan. Bila diperlukan harus tegas dan tetap berpegang pada keputusan, melakukannya dengan kebaikan dan kesadaran tentang bagaimana hal itu akan mempengaruhi semua yang terlibat.

3.Keterampilan Mendengar     (Listening Skill)

Seorang pemimpin harus mendengarkan kekhawatiran, frustrasi dan ide dari karyawan dan serta memberikan pertimbangan pada saat ia membuat rencana dan menetapkan tujuan.  Sangat mudah untuk mengasingkan pekerja dengan menyikat lebih dari kebutuhan mereka dan pikiran, jadi ingat bahwa mereka adalah bagian penting untuk membuat perubahan yang berhasil dalam suatu organisasi. Menunjukkan keterampilan mendengar yang baik dengan membuat kontak mata, bersandar ke depan dalam kepentingan, mengajukan pertanyaan untuk klarifikasi dan benar-benar melibatkan  pikiran Anda untuk mengerti. Bahkan jika orang tidak setuju dengan keputusan akhir, mereka lebih mungkin untuk terus memenuhi peran mereka dalam melaksanakan keputusan jika mereka merasa bahwa masukan mereka telah dipikirkan dengan matang.

Selain itu yang paling  penting lagi adalah perlunya ketajaman dalam memandang secara keseluruhan dan dampaknya perubahan yang dilakukan bagi konsumen ataupun masyarakat secara luas. Perubahan memang dilakukan dalam internal organisasi dan bahkan mungkin hanya dalam beberapa bagian kecil namun jika perubahan itu adalah perubahan yang bernilai strategis maka perubahan itu akan sangat berdampak. Disinilah peranan leader untuk menilai kestrategisan suatu perubahan. Atau katakanlah sebaliknya, perubahan ini adalah perubahan besar2an yang meliputi segala aspek dan memakan biaya yang tinggi. Namun jika hal ini strategis dan berdampak besar, perubahan tersebut adalah mutlak. Perubahan manajemen harus merupakan suatu langkah strategis yang mampu membawa perbaikan dan kebaikan bagi seluruh unsur organisasi.

4. Ketrampilan Berkomunikasi (Communication Skill)

Setelah seorang pemimpin memiliki kemampuan untuk mendengar, maka pemimpin akan mengambil keputusan berdasarkan masukan yang didengarnya. Semua keputusan pemimpin harus dikomunikasikan kepada seluruh bagian perusahaan agar perubahan yang diinginkan dapat tercapai. Dalam hal melakukan suatu perubahan seringkali terdapat pro dan kontra di antara karyawan, manager maupun direksi. Pemimpin memerlukan suatu ketrampilan berkomunikasi agar perubahan yang telah diputuskan untuk dilakukan dapat diterima dengan baik , disepakati bersama bahwa perubahan ini merupakan sesuatu yang penting yang akan membawa perusahaan ke arah yang lebih baik. Keberhasilan komunikasi adalah ketika pesan diterima dengan baik dan menjadi satu suara dalam organisasi tidak lebih dan tidak kurang.

5.  Ketrampilan Teknis ( Technical Skill)

Pengetahuan tentang bagaimana suatu  pekerjaan dikerjakan inilah yang dimaksudkan dengan ketrampilan teknis. Perubahan major yang menuntut seluruh unsur organisasi terlibat memerlukan monitoring yang ketat. Seorang pemimpin tidak akan mampu memimpin perubahan ke arah yang tepat jika tidak memiliki ketrampilan teknis dari  bidang pekerjaan para karyawannya. Ia harus mengerti proses secara garis besar bagaimana untuk menghasilkan output yang diinginkan baik itu berupa jasa ataupun produk. Pemimpin tidak perlu ketrampilan yang mendetail dan mahir pada setiap pekerjaan, paling tidak sebagai pemimpin ia menguasai proses dan kriteria output yang diinginkan.

6. Ketrampilan Memimpin (Leadership Skill)

Memberi pimpinan terhadap sesuatu yang rutinitas ataupun hanya sekedar mengikuti pola yang lama yang sudah dilakukan oleh perusahaan merupakan sesuatu yang jauh lebih mudah ketimbang memimpin suatu perubahan. Apalagi jika perubahan tersebut bersifat “major” dan memerlukan koordinasi yang baik di seluruh unsur organisasi sehingga tanpa kepemimpinan yang baik maka tidak akan dapat berjalan dengan mulus dan mencapai tujuan. Tugas pemimpin adalah memberikan visi , menguatkan motivasi serta mengkoordinasi pelaksanan perubahan dari hulu ke hilir. Monitoring dari seorang pemimpin juga sangat penting sebagai salah satu acuan untuk menentukan keberhasilan perubahan. Pemimpin haruslah menjadi orang kunci yang membuat perubahan tidak berjalan sendiri-sendiri tapi dalam suatu kesatuan yang terarah. Dalam  hal ketrampilan memimpin ini maka karakter pemimpin akan sangat berperan penting. Pemimpin yang memiliki “good character” akan  semakin memiliki kemampuan memimpin dengan lebih baik. Pemimpin dengan karakter yang baik membuat seluruh unsur organisasi dapat mengandalkan si pemimpin dan tenang dalam melakukan perubahan sehingga perubahan yang diinginkan dapat terjadi lebih cepat.  Namun sebaliknya karakter pemimpin yang buruk hanya akan menghambat jalannya perubahan yang diinginkan. Sekalipun kelihatannya karakter pemimpin tidak berdampak secara langsung pada seluruh organisasi, namun sangat menentukan untuk keberhasilan suatu perubahan.

Cara Mengimplementasikan Perubahan

Beberapa perubahan besar perusahaan dapat diimplementasikan dengan cara sebagai berikut :

* Akuisisi dan merger

* Melaksanakan e-commerce

* Program Six Sigma untuk perbaikan kualitas

* Lean manufaktur

* Inisiatif perbaikan yang terus menerus

* Memperbaharui budaya perusahaan

* Restrukturisasi

Dalam mencapai perubahan maka diperlukan beberapa agen perubahan yaitu :

1.  Sponsor

Yaitu adalah orang tingkat senior (presdir, wapresdir atau eksekutif senior lainnya) yang menginginkan terjadinya perubahan. Sponsor menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk membuat perubahan terjadi. Selain itu, ia memberikan legitimasi dan visibilitas untuk inisiatif perubahan.

2. Dewan Direksi khusus perubahan

Ini adalah sekelompok kecil orang yang bertindak seperti dewan direksi untuk perubahan yang ingin dilakukan, biasanya terdiri dari 8 hingga 12 orang. Mereka bertugas memberikan saran, bimbingan, dan dukungan.

3.  Manajer Proyek

Manajer proyek menciptakan rencana proyek rinci, termasuk sumber daya (manusia dan keuangan) kerangka waktu, tonggak dan tindakan yang diperlukan. Manajer proyek perlu hubungan kerja yang kuat dengan sponsor. Dia harus mampu untuk secara terbuka mendiskusikan isu-isu yang relevan dan membuat perbaikan-perbaikan yang diperlukan.

4. Kelompok Sasaran

Sekelompok orang yang dituntut untuk berubah. Misalnya karyawan produksi, manajer menengah, departemen, atau seluruh organisasi. Dalam setiap inisiatif perubahan, penting untuk menentukan sikap dan perilaku yang Anda inginkan kelompok sasaran untuk menunjukkan di masa depan.

5. Group Pendukung (sekunder)

Ini merupakan kelompok or yang harus berubah untuk mendukung perubahan yang dilakukan oleh kelompok sasaran. Kelompok sekunder seringkali merupakan manajer dari karyawan di kelompok sasaran.

(dr.Vera Herlina/IK/TML)