Seni Percakapan Melalui Telepon Supaya Bisnis Berhasil

(The Manager’s Lounge – Services) – Ketika Anda sedang bekerja apakah Anda pernah menghitung dalam sehari sudah berapa kali Anda menelepon atau di telepon baik oleh customer, relasi, ataupun rekan kerja? Tanpa kita sadari sebagian dari aktivitas kita sehari-hari diisi dengan komunikasi melalui telepon. Bukan hanya sekedar berkomunikasi jarak jauh, telepon juga telah memudahkan setiap urusan maupun bisnis yang mengalami kendala dengan jarak.

Melalui kemudahan dan kepraktisan dari alat komunikasi telepon tersebut maka beberapa urusan maupun bisnis dapat diselesaikan dengan mudah melalui percakapan. Namun demikian, bukan berarti ketika Anda tidak berhadapan langsung dengan lawan bicara yang notabene adalah rekan bisnis atau klien lantas membuat kita menggunakan bahasa yang asal saja.

Agar percakapan bisnis berjalan lancar dan baik, maka ada beberapa hal yang perlu menjadi perhatian Anda, antara lain:

• Senyum
Tanpa kita sadar emosi atau mood kita kerap mempengaruhi intonasi suara kita. Dan itu sangat berpengaruh dengan suara yang akan didengar oleh lawan bicara kit adi telepon. Teknik yang paling mudah untuk menciptakan suara yang sopan dan enak di dengar adalah dengan tersenyum.

Cobalah untuk melakukan riset kecil-kecilan dengan meminta seorang teman mendengarkan suara Anda dalam kondisi cemberut dan tersenyum, pasti terdapat perbedaannya. Jadi buatlah si lawan bicara di ujung gagang telepon sana senang mendengar keramah-tamahan kita dengan memperdengarkan suara yang sopan dan ramah pula tentunya.

• Mendengar
Terkadang kita dan lawan bicara “bertabrakan” saat berbicara di telepon. Maka cara praktisnya adalah dengan mempersilahkan lawan bicara kita menyelesaikan perkataannya terlebih dahulu, setelah itu baru giliran kita yang memberikan tanggapan atau pendapat atas percakapan yang sedang dilakukan.

Dengan mendengarkan setiap maksud dari perkataan yang disampaikan lawan bicara kita maka pembicaraan pun akan berjalan efektif.

• Bicara Sesuai Konteks
Satu hal yang perlu menjadi landasan saat melakukan percakapan melalui telepon dengan klien atau rekanan bisnis adalah bahwa kita sedang membawa “brand” perusahaan kita, maka dari itu gunakanlah bahasa yang sopan dan manfaatkan waktu percakapan sebaik-baiknyya karena terkadang ada kesulitan untuk menghubungi lawan bicara kita.
Selain itu bicaralah sesuai konteks kebutuhan, selain memaksimalkan pembicaraan juga akan menghemat pemakaian pulsa atau tagihan telepon baik itu telepon genggam maupun telepon kantor.

Beberapa hal yang dapat diperhatikan saat menerima telepon:
• Pada saat telepon berbunyi, sebaiknya mengangkat gagang telepon sesegera mungkin, maksimal pada dering ke-3 sudah diangkat. Jangan biarkan penelepon menunggu lama. Jangan mengangkat telepon yang sedang berdering dengan kasar, karena hal itu menunjukkan ketidaksenangan dan ketidaksopanan terhadap orang yang ada di sekitar Anda.
• Menyebutkan nama instansi dan memberi salam kepada penelepon, misal: Pointer, selamat pagi. Sampaikan salam dengan suara jelas dan tidak terburu-buru.
• Tanyakan dengan sopan siapa lawan bicara Anda tanpa terkesan menginterogasi, misal: mohon maaf, boleh tahu dengan siapa saya bicara? Ada yang bisa saya bantu?
• Dengarkan baik-baik permintaan si penelepon, jangan memotong pembicaraan.
• Jika penelepon berkepentingan dengan orang lain, maka sambungkan segera kepada orang yang dituju, jelaskan siapa dan dari instansi mana si penelepon tersebut kepada orang yang dituju.
• Apabila orang yang dituju tidak ada di tempat, maka penerima telepon harus bisa menerima pesan yang ingin disampaikan penelepon, catat dengan lengkap dan jelas, tanyakan dan catat kapan dan di nomor berapa penelepon bisa dihubungi. Pastikan pesan tersebut sampai kepada orang yang dimaksud.
• Ucapkan terima kasih pada setiap akhir pembicaraan dan ucapkan kembali salam selamat pagi/siang /sore.
• Beri kesempatan kepada penelepon untuk menutup telepon terlebih dahulu. Tutup telepon dengan perlahan.
• Bersikaplah tersenyum dan duduklah dengan sopan pada waktu berbicara melalui telepon karena sikap yang kurang ramah dan posisi duduk yang kurang sopan dapat dirasakan oleh lawan bicara.
Selamat mencoba dan sukses selalu…!

(Henny Novitasari/DH/TML)